Möte 2024-09-11

En justerare behöver utses att, tillsammans med ordföranden, justera dagens sammanträdesprotokoll.

Förvaltningschefen för Sydnärkes IT-förvaltning informerar nämnden om pågående händelser på förvaltningen. 

- Presentation av nya förvaltningschefen Önay Jakobov.
- Per-Olof Rosén tackar för din tid som tillfällig förvaltningschef. 

Förvaltningen har landat i ett stabilt läge med en ordinarie bemanning på plats, låga sjuktal, god trivsel, tydliggjorda ansvarsområden och ett kontinuerligt arbete med att få till förbättrade arbetssätt och rutiner.

Det finns fortsatt ett stort antal områden att arbeta vidare med för att på bästa möjliga sätt erbjuda en värdeskapande och säker IT-leverans. En viktig förutsättning för detta är att få en uppdaterad gränsdragningslista på plats enligt tidigare beslut från IT-nämnden. På senaste nämnden beslöts att ha ett första förslag framme innan årsskiftet.

Behovet av säkerhetsarbetet är omfattande där förvaltningen under den gångna perioden dels genomfört och planerat in ett antal åtgärder av olika storlek.

Förvaltningens service desk, som de senaste åren har varit outsourcad till en extern leverantör, närmar sig ett avtalsslut. Förvaltningen har påbörjat ett arbete med att ta fram en målbild och handlingsplan för hur detta ska hanteras framåt.

SYD-IT prognosticerar ett underskott om 1 500 tkr för 2024 vilket främst beror på höga kostnader för datakommunikation, licenser och tjänsteköp.

SYD-IT gör till och med 31 juli ett underskott om 814 tkr.

Enligt Reglemente för internkontroll av ekonomi och verksamhet ska nämnderna varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen inom sin verksamhet. Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i kommunallagen. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god internkontroll. I detta ansvar ligger att, utifrån principerna för den interna kontrollen i kommunen, vid behov utfärda regler och anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Det är viktigt att detta dokumenteras och antas av nämnd.

Internkontrollrapport 2 för 2024 avser planerade och genomförda kontroller per 30 juni 2024. Totalt var det ett planerat kontrollmoment vid den andra uppföljningen för 2024: Uppföljning av åtgärder och tillbud i systemet KIA. Kontrollen är genomförd och resultatet visar att det inte förkommer några avvikelser.

Under Sydnärkes IT-nämnd den 15 maj 2024 presenterades internkontrollrapport 1 för år 2024. I rapporten framkom det att kontrollmomentet rörande ”kontroll av livscykelhanteringen gällande arbetstelefoner” visade på större avvikelser. Nämnden beslutade att ge förvaltningen i uppdrag att återkomma med en tidsatt åtgärdsplan för livscykelhanteringen kopplat till arbetstelefoner till nämndsammanträdet den 11 september 2024.

Redovisningen omfattar delegationsbeslut för perioden 2024-05-09 till och med 2024-09-04

Under denna punkt har nämnden möjlighet att lyfta eventuella övriga frågor och tankar.