Möte 2024-02-14

En justerare behöver utses att, tillsammans med ordföranden, justera dagens sammanträdesprotokoll.

Enligt reglemente för internkontroll av ekonomi och verksamhet ska nämnderna varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen inom sin verksamhet. Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i kommunallagen. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god internkontroll. I detta ansvar ligger att, utifrån principerna för den interna kontrollen i kommunen, vid behov utfärda regler och anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Det är viktigt att detta dokumenteras och antas av nämnd.

Internkontrollrapport 2 för 2023 avser planerade och genomförda kontroller per 31 december 2023, utifrån de risker och planerade kontrollmoment som finns i den interna kontrollplanen för 2023. Totalt var det 7 planerade kontrollmoment vid den andra uppföljningen för 2023. Samtliga kontroller är genomförda och resultatet visar på fem kontroller utan avvikelse och tre kontroller med mindre avvikelse.

Enligt reglemente för internkontroll av ekonomi och verksamhet ska respektive nämnd fastställa en internkontrollplan för varje budgetår. Internkontrollplanen visar på vilka risker som identifieras och därmed ska kontrolleras under 2024. Kontrollerna sker med olika frekvens och en risk kan kontrolleras från en till tre gånger per år.

Riskerna som identifieras riskbedöms enligt hur hög sannolikhet det är att risken uppstår samt vilka konsekvenser det skulle få för verksamheten om risken skulle uppstå. Genom riskbedömningen får respektive risk ett riskvärde som anger om risken kan anses låg, medium eller kritisk.

Riskerna som ska kontrolleras under 2024 presenteras i internkontrollplanen tillsammans med en redogörelse för hur och vem som är ansvarig för att följa upp respektive risk.

Sydnärkes IT-nämnd har för 2023 upprättat en årsredovisning innehållande måluppfyllelse av nämndmål, verksamhetsberättelse samt ekonomiskt utfall.

För 2023 bedöms att 1st av 3st nämndmål uppnås helt och 2st uppnås delvis.

2023 har inneburit ett intensifierat arbete med ärendevolymer där målet är att minska antal ärenden tillsammans med ärendetid. Arbetet med att ersätta vårt nuvarande MDM system (Mobile Device Managementsystemet) Workspace One till förmån för Intune har pågått under större delen av 2023. I servermiljön har arbetet fortsatt och föråldrad utrustning har bytts ut. Under 2023 har avtal tecknats med kommunala bolag och kommunalförbund. Det innebär en tydligare rollfördelning mellan bolagen/förbund gällande de åtagande som tidigare har levererats bland annat i form av IT-tjänster och IT-resurser.

Verksamheten har brottats med ett underskott under 2023 och har vidtagit åtgärder för att minska kostnader. Tyvärr har dyrare licenskostnader utifrån ändrad prissättning inneburit ökade kostnader. Förutom ökade kostnader kring licenser har tele-och datakommunikation fortsatt ökat. Detta gör att förvaltningen 2023 gör ett underskott om 1 733 tkr.

Enligt antaget attestreglemente ska varje nämnd årligen besluta om och upprätta en förteckning över utsedda beslutsattestanter och ersättare. Eftersom tidigare utsedd beslutsattestant har avslutat sin tjänst i kommunen behöver dessa nu revideras och nya beslutsattestanter har utsetts.

Förvaltningschef Per-Olof Rosén informerar om aktuellt på Sydnärkes IT-förvaltning. 

Redovisningen omfattar delegationsbeslut för perioden 2023-12-07 - 2024-02-07.

Under denna punkt har nämnden möjlighet att lyfta eventuella övriga frågor och tankar.