Möte 2025-02-12

Arbetsmiljöplaner och handlingsplaner för aktiva åtgärder på alla nivåer i organisationen upprättas och följs upp årligen, i enlighet med lagstiftning. Arbetsmiljöplanerna följer Arbetsmiljölagstiftningen och aktiva åtgärder följer Diskrimineringslagstiftningen.

Förvaltningsövergripande arbetsmiljöplan samt handlingsplan för aktiva åtgärder omfattar hela Sydnärkes IT-förvaltning. Åtgärder är framtagna utifrån ett identifierat behov hos verksamheten och är av strategisk karaktär

Enligt Reglemente för internkontroll av ekonomi och verksamhet ska nämnderna varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen inom sin verksamhet. Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i kommunallagen. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god internkontroll. I detta ansvar ligger att, utifrån principerna för den interna kontrollen i kommunen, vid behov utfärda regler och anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Det är viktigt att detta dokumenteras och antas av nämnd.

Internkontrollrapport 3 för 2024 avser planerade och genomförda kontroller per 31 december 2024. Totalt var det sex planerade kontrollmoment vid den tredje uppföljningen för 2024. Uppföljningen av samtliga kontrollmoment är genomförd och resultatet visar att det förekommer mindre avvikelser kring kontrollen av livscykelhantering gällande datorer och telefoner/surfplattor. Det förekommer även större avvikelser kring kontrollen av livscykelhanteringen gällande arbetstelefoner. Det förekommer inga avvikelser i resterande kontrollmoment.

Sydnärkes IT-nämnd har för 2024 upprättat en årsredovisning innehållande måluppfyllelse av nämndmål, verksamhetsberättelse samt ekonomiskt utfall. Under 2024 uppnådde nämnden nämndmålen delvis. Uppföljningen av målen baseras på indikatorerna som verksamheten har gjort på helår.

Verksamhetsberättelsen lyfter förvaltningens utmaningar kring personalomsättning och arbetsmiljö under året. Den går även in på hur det fungerat kring drift och support, olika projekt och uppdrag, och slutligen prioriteringar och fokusområden inför 2025.

Årets resultat för Sydnärkes IT-nämnd visar ett underskott med -852 tkr. Nämnden budgeteras och redovisas som en enhet, där eventuellt över- eller underskott fördelas mellan medlemskommunerna.

Backup är en process som används för att säkerhetskopiera och skydda digital information. Det är en viktig del av IT-säkerheten och används för att skydda data från förlust eller skada. Sydnärkes IT-förvaltning föreslår att köpa in en ny backupplösning för att klara av eventuella ransomware-attacker i framtiden. En backup är den viktigaste byggstenen för att klara av sådana attacker.

Förvaltningens nuvarande lösning erbjuder inte något skydd mot kryptering eller backup på Microsoft 365-miljön där exempelvis OneDrive, Outlook och Teams ingår. Investeringen inklusive 5 års avtal med support kommer innebära en kostnadsökning om 653 tkr per år. 

Bildningsförvaltningen i Hallsberg ansvarar för bland annat förskola, förskoleklass, grundskola, och kultur- och fritidsfrågor. Nu föreslås förvaltningen att migrera till Sydnärkes Microsoft 365-miljö. I och med flytten kommer Sydnärkes IT-förvaltning behöva hantera fler enheter, vilket kräver mer bemanning och att en ny tjänst tillsätts.

Tjänsten som förvaltningen avser att tillsätta motsvarar i dagsläget 670 tkr i helårseffekt vilket innebär en ökad kostnad 2025. 

Förvaltningen föreslår att köpa in en tjänst till alla medlemskommuner för nanolearning i IT- och informationssäkerhet. Nanolearning är en utbildningsmetod som bygger på korta, regelbundna inlärningssessioner för att göra kunskapsinhämtning både effektiv och lättillgänglig. I stället för traditionella kurser som genomförs vid enstaka tillfällen under året, erbjuder nanolearning en digital och kontinuerlig inlärningsupplevelse som syftar till att göra lärandet mer engagerande och hållbart över tid. Kostanden för ett års avtal med support är 192 800 kronor.

Förvaltningschef Önay Jakobov informerar om aktuellt på Sydnärkes IT-förvaltning. 

Det finns inga delegationsbeslut att redovisa för perioden. 

Under denna punkt har nämnden möjlighet att lyfta eventuella övriga frågor och tankar.