Möte 2021-02-10

Sydnärkes IT-nämnd

13:00 - 13:45 Kommunhuset, Hallsberg/Digitalt

1

Val av justerare

En justerare bör utses att, tillsammans med ordförande, justera dagens protokoll.
2

Förvaltningschefen informerar

Under denna punkt informerar förvaltningschefen.
3

Årsredovisning 2020 för Sydnärkes IT-nämnd
Sydnärkes IT-nämnd uppnådde 2020 följande rörande nämndmålen;

9 st bedöms uppnådda och 4 st bedöms delvis uppnådda, vilket gör att nämndmålen uppnås delvis.

Årets resultat för Sydnärkes IT-nämnd visar ett underskott med 823 tkr vilket främst beror på ett avgångsvederlag vilket minskat det tidigare överskottet på personal-kostnaderna. Kostnaderna för tjänsteköp är högre än budgeterat och beror främst på vakanser vilket tagits upp i prognoserna under året. Även licenskostnaderna är högre än budgeterat då det tillkommit licenser under året som ej budgeterats.

Utav den totala investeringsbudgeten (10 769 tkr) så är 11 227 tkr förbrukat per 201231. Avvikelsen beror till största del på att Lekeberg har utökat sin datorpark med motsvarande 424 tkr samt infrastrukturkostnader på nya Lekebergsskolan. De gemensamma investeringarna överskred budget med 297 tkr. Det beror på att kostnaderna för gemensamma digitaliseringsåtgärder har blivit högre än budgeterat samt att vissa kostnader för Microsoft 365 tillkommit.

Bilagor
- Tjänsteskrivelse - Årsredovisning 2020 för Sydnärkes IT-nämnd.pdf
  
  101kb Ladda ner dokument
- Årsredovisning 2020 för Sydnärkes IT-nämnd .pdf
  
  746kb Ladda ner dokument
4

Uppföljning av intern kontroll Sydnärkes IT-nämnd 2020-12-31
Respektive nämnd har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen och att regler och anvisningar antages för den interna kontrollen.

Genomförd intern kontroll visar endast enstaka mindre avvikelser, inga avvikelser alls inom back-up samt att förvaltningen köper enligt avtal. Enstaka mindre avvikelser inom hanteringen av flextidsavtalet. Även positivt att förvaltningen visar sig ha full kontroll över antalet datorer då det för första gången kunnat mätas.

Uppföljning av 2020 års sista kontroll som skedde per 2020-12-31

Bilagor
- Tjänsteskrivelse - Uppföljning av intern kontroll 2020-12-31.pdf
  
  100kb Ladda ner dokument
- internkontrollrapport (Sydnarkes IT-namnd).pdf
  
  313kb Ladda ner dokument
5

Redovisning av delegeringsbeslut
Enligt kommunallagens 6 kap 37 § får en nämnd uppdra åt presidiet, ett utskott, en ledamot eller en ersättare att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. En nämnd får även uppdra åt en anställd att besluta enligt 7 kap 5-8§§.

Redovisning omfattar delegationsbeslut fattade under perioden 2020-11-25 till och med 2021-02-03.

Bilagor
6

Meddelanden för kännedom
Meddelanden för kännedom.

Bilagor

§ 1

Val av justerare

En justerare bör utses att, tillsammans med ordförande, justera dagens protokoll.
§ 2

Förvaltningschefen informerar

Under denna punkt informerar förvaltningschefen.
§ 3

Årsredovisning 2020 för Sydnärkes IT-nämnd

Sydnärkes IT-nämnd uppnådde 2020 följande rörande nämndmålen;

9 st bedöms uppnådda och 4 st bedöms delvis uppnådda, vilket gör att nämndmålen uppnås delvis.

Årets resultat för Sydnärkes IT-nämnd visar ett underskott med 823 tkr vilket främst beror på ett avgångsvederlag vilket minskat det tidigare överskottet på personal-kostnaderna. Kostnaderna för tjänsteköp är högre än budgeterat och beror främst på vakanser vilket tagits upp i prognoserna under året. Även licenskostnaderna är högre än budgeterat då det tillkommit licenser under året som ej budgeterats.

Utav den totala investeringsbudgeten (10 769 tkr) så är 11 227 tkr förbrukat per 201231. Avvikelsen beror till största del på att Lekeberg har utökat sin datorpark med motsvarande 424 tkr samt infrastrukturkostnader på nya Lekebergsskolan. De gemensamma investeringarna överskred budget med 297 tkr. Det beror på att kostnaderna för gemensamma digitaliseringsåtgärder har blivit högre än budgeterat samt att vissa kostnader för Microsoft 365 tillkommit.
§ 4

Uppföljning av intern kontroll Sydnärkes IT-nämnd 2020-12-31

Respektive nämnd har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen och att regler och anvisningar antages för den interna kontrollen.

Genomförd intern kontroll visar endast enstaka mindre avvikelser, inga avvikelser alls inom back-up samt att förvaltningen köper enligt avtal. Enstaka mindre avvikelser inom hanteringen av flextidsavtalet. Även positivt att förvaltningen visar sig ha full kontroll över antalet datorer då det för första gången kunnat mätas.

Uppföljning av 2020 års sista kontroll som skedde per 2020-12-31
§ 5

Redovisning av delegeringsbeslut
Enligt kommunallagens 6 kap 37 § får en nämnd uppdra åt presidiet, ett utskott, en ledamot eller en ersättare att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. En nämnd får även uppdra åt en anställd att besluta enligt 7 kap 5-8§§.

Redovisning omfattar delegationsbeslut fattade under perioden 2020-11-25 till och med 2021-02-03.

Bilagor
§ 6

Meddelanden för kännedom
Meddelanden för kännedom.

Bilagor
§ 7

Övriga frågor

Under sammanträdet väckta frågor diskuteras under denna punkt.