Möte 2023-05-24

En justerare ska utses att, tillsammans med ordförande, justera mötets protokoll.

Förvaltningschefen delar information om aktuellt inom socialförvaltningen.

Sjukfrånvarostatistik rapporteras återkommande inför varje nämnd. Det är viktigt att statistiken visas i jämförelse med samma period från föregående år, så det går att följa utvecklingen av densamma.

Det är av stor vikt att följa statistiken per månad så det snabbt går att se om det sker en markant ökning av sjukfrånvaron.

En hög sjukfrånvaro skapar stora kostnader och en strävan efter att jobba proaktivt och att sätta in insatser tidigt är en strävan som det arbetas efter.

Sjukfrånvarostatistik rapporteras återkommande inför varje nämnd. Det är viktigt att statistiken visas i jämförelse med samma period från föregående år, så det går att följa utvecklingen av densamma.

Det är av stor vikt att följa statistiken per månad så det snabbt går att se om det sker en markant ökning av sjukfrånvaron.

En hög sjukfrånvaro skapar stora kostnader och en strävan efter att jobba proaktivt och att sätta in insatser tidigt är en strävan som det arbetas efter.

Enligt reglemente för intern kontroll av ekonomi och verksamhet ska nämnderna varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen inom sin verksamhet. Intern kontrollplan 2023 innehåller riskbedömningsmatris med värden för sannolikhet och konsekvens av nio framtagna risker inom områdena administration, ekonomi, personal och verksamhet. I denna rapport har samtliga nio risker följts upp och analyserats.

Risken "Att det inte genomförs fullständig registrering inom kvalitetsregister BPSD" har fått resultatet större avvikelser. Risken "Att journal enligt SoL inte förs enligt författningskrav" har resultatet större avvikelser sedan föregående rapportering (per sista december 2022).

Riskerna "Att biståndsbeslut inte omprövas i tid", "Att verksamheterna inte arbetar aktivt med optimal schemaplanering", "Att betalning av fakturor försenas", "Att klagomål, synpunkter och förbättringsförslag inte tas emot, utreds eller åtgärdas enligt framtagen rutin" samt "Att narkotikaklassade preparat försvinner från läkemedelsskåp" har fått resultatet mindre avvikelser. Riskerna "Att journal enligt LSS inte förs enligt författningskrav" och "Att journal enligt HSL inte förs enligt författningskrav" har resultatet mindre avvikelser sedan föregående rapportering (per sista december 2022).
 
Åtgärder presenteras i kontrollrapporten.

Hösten 2019 fick socialförvaltning i uppdrag av socialnämnden att ta fram handlingsplan för Framtidens socialnämnd. I den presenteras insatser för ett mer strategiskt arbete, för att skapa förutsättningar för nämnd och förvaltning att möta framtidens välfärdsutmaningar. Planen har varit gällande mellan åren 2020–2023 och denna rapport är en slutlig utvärdering av insatserna. I det summerade avsnittet presenteras insatser som genomförts med goda resultat, utvecklingsområden och behov framåt. Förslag till beslut är att socialnämnden godkänner utvärdering av handlingsplan för framtidens socialnämnd 2020–2023.

I handlingsplanen finns också skrivning om att ny plan ska antas efter att befintlig plans giltighet passerat. Förslag till beslut är att ingen ny handlingsplan upprättas från 2024. Vidareutveckling av områdena kommer ske inom ordinarie arbete.

En uppföljning av ANDTS handlingsplan 2022–2023, och dess aktiviteter, har genomförts. För arbetet med ANDTS finns det i Lekebergs kommun ett politiskt program, samt en handlingsplan. I princip alla aktiviteter i handlingsplanen, som även sträcker sig över 2023, har uppnåtts vilket tyder på ett bra och systematiskt arbete med frågorna. Arbetet kommer fortlöpa och utvecklas under 2023.

Vidare behöver, under året, det politiska programmet revideras utefter det (nya) nationella programmet. En ny handlingsplan bör också tas fram. Detta skulle innebära att det systematiska arbetet kan fortlöpa.

Utifrån politisk inriktning har socialförvaltningen fått i uppdrag att presentera förslag på insatser inom ramen för ofrivillig ensamhet hos äldre samt socialt utbyte mellan generationer. Föreslagen insats är att tillsätta en samordnande funktion som planerar, driver och samordnar aktiviteter i nära samverkan med övriga aktörer. Aktiviteter bör ske inom områdena: kompetensutveckling för att identifiera upplevd ofrivillig ensamhet, skapa mötesplatser samt kartlägga och marknadsföra aktiviteter. Pågående insatser bör fortgå och utvecklas. Beräknade kostnader är lön för samordnande funktion, genomförande av utbildning/kompetensutveckling (vikariekostnader), insatser för kommunikation och marknadsföring samt aktiviteter.

Utifrån politisk inriktning har socialförvaltningen fått i uppdrag att presentera förslag på insatser inom ramen för införande av språktest samt genomförande av riktad språkutbildning. Socialförvaltningen föreslår att insatserna genomförs i samverkan med vuxenutbildning/SFI under hösten 2023. Den beräknade kostnaden för insatserna landar på 150 tkr.

Prognosrapport 1 syftar till att presentera uppföljning och prognos framåt på politiskt fattade beslut, mål med tillhörande indikatorer, ekonomi och budgetavvikelser. I rapporten inryms också verksamhetsberättelser.

Inom MER-styrningen presenteras aktuell status på tio politiskt fattade beslut med uppdrag till socialförvaltning tagna i nämndsammanträden 2018 – 2023.

Inom målavsnittet presenteras nuvärde, prognos och målvärde för 26 indikatorer som faller under fyra nämndmål och fyra mål från kommunfullmäktige. I denna prognosrapport är det 8 av 14 indikatorer under kommunfullmäktiges mål som prognosticeras nå upp till målvärde. 3 indikatorer når delvis upp till sitt målvärde och 3 når ej upp till målvärde. Av indikatorerna som faller under socialnämndens mål prognosticeras 7 av 12 indikatorer nå upp till målvärde vid årets slut. 1 indikator når delvis upp till målvärde, 4 når inte upp till sitt målvärde. Detta innebär att prognosen för måluppfyllnad gällande nämndmålen är ett mål som inte når upp till mål, de övriga tre når delvis upp till mål.

Den ekonomiska prognosen för Socialnämnden visar på ett underskott på -13 300 tkr för 2023. Underskott finns främst inom personalkostnader, placeringar inom missbruksvård och familjehemsvård men även lokalhyror och förbrukningsmaterial har ökat mer än budgeten. Det finns flera aspekter av osäkerhet i prognosen, dels att en hög korttidsfrånvaron håller i sig och orsakar fortsatta höga vikariekostnader men också en osäkerhet i samband med placeringar inom IFO och LSS brukare. Förvaltningen inväntar också besked om 2 100 tkr i statsbidrag under våren/sommaren. Dessa avser prestationsbaserade bidrag för att verksamheterna minskat andelen timanställda och haft en god bemanningsnivå av sjuksköterskor under 2022. Bidragen är ej upptagna i prognosen vilket innebär att underskottet i stället blir - 11 200 tkr förutsatt att ansökan beviljas.

I skrivande stund pågår olika åtgärder i verksamheterna för att minska kostnaderna. Bland annat omläggning av schema och bemanningsplanering för sommaren, eftersom inte allas ordinarie scheman och sommarplanering är färdiga vid detta prognostillfälle så blir det en stor osäkerhet i flera enheters prognoser. Förvaltningen har fattat beslut om besparingsåtgärder motsvarande 2 170 tkr som ingår i prognosen. Nämnden har också gett i uppdrag att utreda ytterligare förslag till besparingar bland annat utredning av eventuell nedläggning av rehab-enheten, möjligheter att avgiftsbelägga mer inom nämndens område samt se över riktlinjer för biståndsbeslut.

Anonymt klagomål lämnades till IVO gällande en boende på Hasselbacken. Klagomålet lämnades till verksamheten för att utreda. Utredningen har visat att den boendes mående förbättrats betydligt sista halvåret och att enhetens strategier för bemötande har fungerat.

Under natten och dagen 2023-03-23 fungerade inte trygghetslarmen som brukare har i sitt ordinära boende. Carieum, företaget som tillhandahåller larmen i hemtjänsten Lekebergs kommun, hade ett nationellt driftstopp som påverkade inte bara Lekebergs kommun utan kommuner i hela landet. Trygghetslarmen kom i drift igen under kvällen 2023-03-23 och Careium kommunicerade ut att de varit utsatta för en cyberattack. 2023-04-03 fick förvaltningen kännedom om att Careium inte kunde garantera att känsliga personuppgifter om användare läckt i samband med cyperattacken. Personuppgiftsincidenter ska enligt dataskyddsförordningen (GDPR) anmälas skyndsamt till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) och förvaltningen anmälde händelsen 2023-04-04 efter samråd med dataskyddsombud. Efter en anmälan till IMY har förvaltningen också skyldighet att informera de som kan ha varit utsatta för personuppgiftsincidenten. Förvaltningen kommer att skicka ett brev med information om incidenten och kontaktuppgifter till ansvariga tjänstemän om oro eller frågor skulle uppstå.

2023-03-04 inkom en lex Sarah rapport i avvikelsesystemet där det rapporteras att medarbetare på ett vård- och omsorgsboende har hittat bilder av en boende på en larmtelefon. Bilderna var tagna i en, för den boende, utsatt situation som kränker den personliga integriteten. Bilderna var tagna så att det gick att identifiera den boende. Inget samtycke hade inhämtats. I utredningen, som skett genom intervjuer av den personal som var inblandad, framkommer att syftet med att ta bilderna var att kunna rapportera händelsen på ett korrekt sätt till sjuksköterska. Dock rapporterades det inte till sjuksköterska eftersom baspersonalen hanterade situationen själva. Bilderna glömdes bort och blev därför kvar på telefonen och upptäcktes flera dagar senare av annan baspersonal på boendet.
Bilderna är, med IT-avdelningens hjälp, permanent borttagna från telefonen och bedömningen är att de inte spridits vidare.
Händelsen har inte rapporterats till IVO då den inte bedömdes så allvarlig att det fanns anledning att göra det.
Direkta åtgärder i samband med att händelsen upptäcktes var att ta telefonen ur bruk. Kontakt togs också med dataskyddssamordnare för att avgöra om händelsen behövde rapporteras till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) men det bedömdes inte behövas. Samtal har genomförts med de som var inblandade i händelsen där det klargjorts att fotografier likande dessa inte får tas. En ny rutin har också upprättats som gäller hela Socialförvaltningen där det tydliggörs när, hur och vid vilka situationer foton kan användas framöver. Rutinen har förankrats i ledningsgruppen och enhetscheferna ska implementera den i verksamheterna. Uppföljning kommer att ske i mars 2024.

Socialnämnden får information från förvaltningen om aktuella Lex Sarah/Lex Maria-ärenden.

Omställningen till god och nära vård innebär en förändring i hela välfärden. Det är en nödvändig utveckling för att klara utmaningen med en förändrad befolkningsstruktur, där färre personer ska ta hand om fler. En nationell reform av hälso-sjukvårdenssystemet som omfattar och påverkar fler aktörer och samverkansparter inom regionen och kommuner, samt andra aktuella aktörer efter behov. Omställningen innebär ett samskapande med invånare och att flytta fokus till att arbeta mera personcentrerat, sammanhållet, proaktivt och hälsofrämjande. Att ställa om är inte längre en fråga exklusivt för hälso- och sjukvården, den berör exempelvis även omsorgen, socialtjänsten, skolan, statliga myndigheter och civilsamhället.

Processledare har på uppdrag från kommundirektör Lekebergs kommun tagit fram en projektplan som är gällande 2023. I denna presenteras effektmål, projektmål och aktiviteter.

Utifrån presentation av prognosrapportering 1 2019 yrkades ett förslag att
Socialnämnden ska få mer insyn i individ- och familjeomsorgens verksamhet.
Socialnämnden vill få kännedom om antal aktualiseringar som inkommer till IFO samt hur många beslut som tas inom verksamheten. Ett nuläge med jämförelsetal från två år tillbaka ska presenteras varje år vid sista sammanträdet innan sommaren samt näst sista nämndsammanträdet innan årsskiftet.

I de fall vård i öppna former inte kan anses tillräckliga kan barn och unga samt vuxna erbjudas vård utanför det egna hemmet. Vården ska i första hand genomföras på frivilliga grunder men kan i vissa fall även ske med stöd av Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga, LVU, alternativt då det gäller vuxna med stöd av Lag om vård av missbrukare i vissa fall, LVM.

Vid Socialnämndens sammanträde den 26 april 2023, lämnades tilläggsyrkanden till Individ-och familjeomsorgen, IFO.

Det har identifierats ett antal punkter i delegationsordningen som bör justeras för att se till att beslut fattas på rätt sätt och att behörigheterna för dessa beslut ligger på rätt handläggare eller övrig delegat.

I utkastet som med synliga ändringar som ligger som underlag till detta ärende så är den texten i delegationsordningen som ska revideras överstruken och den ersättande texten är rödmarkerad.

Redovisning av delegerade beslut enligt 4 kap. 1 § SoL och 9 § LSS 230401–230430.

Redovisningen omfattar delegationsbeslut för perioden 2023-04-20 - 2023-05-17.

Anmälningar för kännedom som inkommit för perioden 2023-04-20 - 2023-05-17.

Redovisning av protokollet från socialnämndens samverkansgrupp.