Möte 2024-02-13

En justerare bör utses att, tillsammans med ordförande, justera dagens protokoll.

Godkännande av dagordningen.

Kommunstyrelsen får information om aktuella frågor på kommunstyrelseförvaltningen.

Under denna punkt informerar VD för holdingbolaget.

Handlingsplanens syfte är att aktivt, strukturerat och kontinuerligt arbeta med psykisk hälsa och suicidprevention i Lekebergs kommun för att öka den psykiska hälsan samt att minska antalet suicid. Fokusområden för perioden 2023 – 2024 är kompetenshöjande insatser, ofrivillig ensamhet hos äldre, stöd- och hjälpinsatser, delaktighet och inflytande samt organisatorisk struktur. Uppföljning av handlingsplan ska redovisas årligen till kommunstyrelsen.

Lekebergs kommun driver ett projekt för att ta fram förslag för hur besöksnäringen och kommunen skulle kunna samverka för att utveckla Lekeberg som besöksdestination. Projektet medfinansieras av Leader Mellansjölandet. Projektet pågår under 2023 och ska redovisas till Leader Mellansjölandet senast 31 januari 2024. Kommunstyrelsen får här ta del av slutrapporten som ska lämnas till Leader Mellansjölandet. Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen lägger informationen till handlingarna.?

Socialförvaltningen har på uppdrag av socialnämnden utrett vilka områden och insatser som kan avgiftsbeläggas utöver de avgifter som beslutats om sedan tidigare. På nämndens sammanträde i oktober 2023 presenterades utredningen med förslag på nya områden och insatser som kan avgiftsbeläggas. Utifrån utredningen föreslås följande avgifter: • Installationsavgift trygghetslarm 450 kr • Egenavgift borttappad larmknapp eller larmenhet 658 kr/st • Avgift för demensdagvård och rehab 80 kr/hel dag 40 kr/halv dag maxavgift 600 kr/månad • Avgift intyg för bostadsanpassning 400 kr/intyg Sedan tidigare finns det ett beslut från kommunfullmäktige (2003-09-11 §85) att socialnämnden årligen får justera avgifterna för måltider och så kallade á priser i hemtjänst med hänsyn till förändringar i kommunens självkostnad. Även dessa nya avgifter förslås delegeras till socialnämnden att årligen justera efter förändringar i kommunens självkostnad.

Under den här punkten får kommunstyrelsen aktuell information om hur arbetet med att montera upp fler publika hjärtstartare går.

Kommunstyrelsen beslutade (KS § 229/2023-11-14) i samband med internkontrollrapport tre att ge kommunchefen i uppdrag att skyndsamt återkomma med en tidsatt åtgärdsplan för att komma till rätta med bristerna i brandskyddsarbetet. I samband med rapport tre för 2023 uppmärksammades större avvikelser i kontrollmomentet.
Förvaltningen har vidtagit åtgärder och upprättat en handlingsplan som återrapporteras till kommunstyrelsen. Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen godkänner återrapporten.

Kommunstyrelseförvaltningen har upprättat en månadsrapport. Syftet är att ge kommunstyrelsen en rapport där en rad nyckeltal redovisas som ska ge en bild av hur det ser ut inom kommunstyrelsen men också för övriga kommunala nämnder samt en del statistik som till exempel arbetslösheten i kommunen.

Siffrorna i rapporten innehåller ingen analys utan är endast en beskrivning över nuläget och en möjlighet för kommunstyrelsen att följa viktiga nyckeltal.

Rapporten läggs på bordet på kommunstyrelsens sammanträde, detta för att kunna presentera så aktuella siffror som möjligt.

Enligt Reglemente för internkontroll av ekonomi och verksamhet ska nämnderna varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen inom sin verksamhet. Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i kommunallagen. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god internkontroll. I detta ansvar ligger att, utifrån principerna för den interna kontrollen i kommunen, vid behov utfärda regler och anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Det är viktigt att detta dokumenteras och antas av nämnd.

Internkontrollrapport 4 för 2023 avser planerade och genomförda kontroller per 31 december 2023, utifrån de risker och planerade kontrollmoment som finns i den interna kontrollplanen för 2023. Totalt var det 11 planerade kontrollmoment vid den fjärde uppföljningen för 2023. Samtliga kontroller är genomförda och resultatet visar på fyra kontroller utan avvikelse, sex kontroller med mindre avvikelse och en kontroll med större avvikelse.

Verksamhetsberättelsen för 2023 beskriver de stora händelserna för kommunstyrelsens verksamheter och redovisar utfall för mål och ekonomi.

Kommunstyrelsens måluppfyllelse är på 40 % och indikatoruppfyllelsen är på 68 % för 2023.

Kommunstyrelsens ekonomiska resultat visar ett överskott om 4 089 tkr. Exkluderat planeringsreserven är resultatet ett överskott om 3 808 tkr. Prognostiserat resultat för KS i prognos 3 (efter oktober 2023) var ett överskott om 2 500 tkr.


VA-verksamheten gör ett underskott med 1 655 tkr.

Det politiska styret i Lekeberg (M, KD, FL och V) önskar bygga en sporthall i Mullhyttan. Fokus är medborgarnyttan och att en ny sporthall ska vara attraktiv för alla kommunens invånare.

I Mullhyttan finns idag en mindre gymnastiksal i anslutning till skolan som inte är likvärdig de sporthallar som finns i Lanna och Fjugesta. Detta medför att idrottsundervisningen inte har samma förutsättningar på kommunens skolor vilket politiken vill ändra på.

En ny sporthall är viktig för både föreningsliv och näringsliv samt bidrar till ortens attraktivitet och en likvärdig skola. Målet med en ny sporthall för föreningsliv och skola ska vara att den bidrar till ökad rörelseglädje men också blir en social mötesplats som uppmuntrar till fler aktiva. För att utreda förutsättningar och kostnader behöver en förstudie genomföras inför beslut om byggnation.

Stora delar av teknik- och serviceavdelningen saknar adekvata lokaler. Avdelningen är idag utspridd i flera olika lokaler.

Gata Park hyr lokaler av en privat fastighetsägare på Vallgatan och tidigare inrymdes även internserviceenheten i dessa lokaler. Där finns omklädningsrum, kontor och lunchrum för personalen, verkstad med svetshörna samt en tvätthall för fordonsparken. 2021 gjordes en skyddsrond som riktade mycket allvarlig kritik mot arbetsmiljön i lokalerna, bland annat räckte inte toaletter, duschar och lunchutrymme till för all personal. Internservice flyttades därför till tillfälliga lokaler på Tulpanen och i lokalerna på Vallgatan genomfördes flera akuta åtgärder för att förbättra arbetsmiljö i verkstad och ljudnivå i personalutrymmena. Fortfarande återstår flera brister, bland annat i tvätthallen, som inte varit möjliga att åtgärda. Kontraktet på lokalerna löper ut i början av 2025.

Internservice flyttades tillfälligt till utdömda lokaler i den före detta skolan Tulpanen. Kontrakten på Tulpanen går ut under 2026 och lokalerna är inte arbetsmiljömässigt adekvata för verksamheten. Bland annat är matsalen för lite då den inte rymmer alla medarbetare, verkstaden för vaktmästarna är inte ändamålsenlig för de uppdrag som utförs i och med att den endast består av den gamla gymnastiksalen. Undersökning visar att bland annat ventilationen är undermålig, det saknas också utsugsventilation för snickeriredskap.

Sammanfattningsvis behövs nya lokaler för delar av Teknik- och service, med undantag för måltidspersonalen som är placerade i skolorna, förskolorna samt i det nya tillagningsköket på Linden.

I gemensamma lokaler skulle ytorna nyttjas kostnadseffektivt. Utrymmen såsom omklädningsrum, administrativa arbetsplatser, lunchutrymmen, verkstad, tvätthall, varm- och kallgarage, upplag, förråd och förvaringsutrymmen skulle kunna vara gemensamma. Arbete med lokalprogram för de nya lokalerna pågår. Arbetet är tidspressat då arbetsmiljön i flera av de befintliga lokalerna är dålig och kontrakt löper ut 2025 och 2026.

Under den här punkten får kommunstyrelsen information från representanter från länsstyrelsen om deras arbete med detaljplaner. 

Utifrån resultatet i internkontrolluppföljningen gav kommunstyrelsen kommunchefen i uppdrag (KS § 169/2023-09-12) att genomföra en fördjupad analys som innehåller ett organisationsschema som visar på befattningar och funktioner med antal medarbetare per chef. Efter genomförd analys kan konstateras att åtta avdelningar/enheter har fler antal medarbetare än vad som anges som målsättning i Lekebergs kommuns organisationspolicy. I policyn står att det inte bör vara fler än 30 medarbetare per chef. Inom samtliga berörda avdelningar/enheter har åtgärder vidtagits och/eller planerats att vidtas i syfte att hantera arbetsmiljön/arbetsbelastningen.

Förvaltningen föreslår därför kommunstyrelsen att godkänna återrapporteringen av uppdrag gällande organisationsschema och antal anställda per chef med befattningar.

Under den här punkten får kommunstyrelsen en presentation av resultatet från SCB:s medborgarundersökning 2023.

Kommunstyrelsen gav Samhällsbyggnad Sydnärke i uppdrag att ta fram underlag för bildande av naturreservat för varaktigt skydd av skogsområdet vid Hidinge skola 2015. Förslaget har under 2016 varit utsänt på remissrunda för att inhämta synpunkter från olika aktörer. I juni 2023 tog kommunstyrelsen beslut om att ta fram ett förslag på varaktigt skydd av Vretalundsskogen, del av fastighet Vreta 1:38. Förslaget skickades ännu en gång ut å remiss till länsstyrelsen och Skogsstyrelsen. Inkomna remissvar har varit positiva till bildandet av naturreservatet. Området som föreslås utgöra naturreservatet är 2,7 ha. Förvaltningen föreslår därför kommunstyrelsen att besluta bilda naturreservat av Vretalundsskogen, del av fastigheten Vreta 1:38.

Utifrån ANDTS-politiska programmet 2024–2026 har en handlingsplan tagit fram. Handlingsplanen kvarhåller, men utvecklar, tidigare aktiviteter med fokus på långsiktighet och vidmakthållande.

Målet med ANDTS-handlingsplanen är att genom föreslagna aktiviteter bidra till måluppfyllelse av det ANDTS-politiska programmet för Lekebergs kommun 2024–2026.

Handlingsplanen utgår från tre prioriteringar:
1. Bibehålla god organisatorisk struktur för externt och internt ANDTS-arbete.
2. Upprätta en fungerande lokal samverkan och samordning mellan ANDTS-förebyggande, trygghetsskapande och brottsförebyggande arbete.
3. Öka kunskap om ANDTS hos förtroendevalda, chefer, medarbetare och invånare (med fokus på barn och unga).

Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen att lägga informationen om ANDTS-handlingsplanen 2024-2026 till handlingarna. Socialnämnden ansvarar för att besluta om och följa upp handlingsplanen.

Enligt kommunens allmänna reglemente och reglemente för kommunstyrelsen och övriga nämnder ska kommunstyrelsen ha uppsikt över verksamhet som bedrivs i kommunala bolag, stiftelser och kommunalförbund. Kommunstyrelsen ska även utöva uppsikt över övriga nämnders och gemensamma nämnders beslut och över sådan avtalssamverkan som sker enligt 9 kap. 37 § KL eller enligt annan lag eller författning. Styrelsen ska också övervaka att av fullmäktiges fastställda kvalitetskrav, mål, riktlinjer och program för verksamheten samt ekonomi följs upp i nämnderna.

Inom ramen för uppsikten i Lekebergs kommun ska ovanstående redovisa för kommunstyrelsen kring bland annat aktuella frågor och pågående arbeten i nämnden, ekonomi, måluppfyllelse, lång- och kortsiktig kompetensförsörjning samt en framtidsspaning kring utvecklingen och kommande utmaningar inom deras respektive ansvarsområde.

Ett medborgarförslag har inkommit om att tillgängliggöra busshållsplatsen och gångtunneln vid trafikplats Haga som finns efter väg 204. I dagsläget nås gångtunneln endast via en brant trappa som inte är möjlig att bruka om man till exempel behöver hjälpmedel för att ta sig fram såsom en rullator eller rullstol. Att gångtunneln inte är anpassad för att kunna användas av alla är allvarligt då detta påverkar trafiksäkerheten utifrån att många väljer att korsa väg 204 i stället för att använda tunneln.

Kommunen har inte full rådighet i frågan då det är Trafikverket som är väghållare och har ansvar för anläggningar på statlig väg. Kommunen har planerad dialog med Trafikverket och Region Örebro län två gånger om året och kommunen har vid flertalet tillfällen lyft frågan om tillgänglighet vid Hagakorset. Eftersom frågan är viktig kommer kommunen fortsätta att driva frågan gentemot Trafikverket för att få till en lösning skyndsamt.

Det har inkommit ett medborgarförslag där medborgaren föreslår att kommunen ska sätta upp ledningar för nödvatten som kan användas vid händelse av bortfall av kommunalt vatten. Dessa ledningar ska enligt förslaget sättas upp på skolor och äldreboenden i Lekebergs kommun. Syftet med förslaget är att göra det enklare för kommunen att tillse verksamheterna med vatten vid eventuella avbrott i vattenförsörjningen.

Förvaltningen har sett över förslaget och i dagsläget är det inte möjligt att trycksätta vatten på det sättet som förslaget beskriver. För att kunna trycksätta vatten vid avbrott behöver byggnaderna ha så kallade anslutningspunkter, vilket kommunens verksamheter inte har. Svaret på medborgarförslaget förklarar även att kommunen har rutiner och planer för att hantera avbrott i vattenförsörjningen, samt att kommunen kommer ta med förslaget i den fortsatta utvecklingen av kommunens nödvattenplan.

Miljöpartiet inkom den 3 februari 2023 med en motion om att utveckla skolbiblioteken. Motionens första förslag är att anställa en skolbibliotekarie för att stimulera läslust, stötta pedagogerna och vara ytterligare en trygg vuxen under barnens studietid. Motionens andra förslag är att utreda möjligheten till en utökning av skolbibliotekets lokaler och arbeta för en ändamålsenlig anpassning för läslust, studiero och social samvaro.

En motion från Anna Gunnarsson (C) om sociala mötesplatser lämnades in den 5 februari 2023 och överlämnades den 27 februari 2023 av kommunfullmäktige till kommunstyrelsen för beredning.

Inför valet till europaparlamentet år 2024 har förvaltningen berett ett förslag om arvoden för röstmottagare som tjänstgör i samband med valet. Förslaget från innebär att timarvode för röstmottagare räknas upp för att motsvara ökningar av motsvarande arvoden i närliggande kommuner. Kommunfullmäktige föreslås fastställa valnämndens förslag på arvoden för ordföranden i valdistrikten samt för röstmottagare.

I Lekebergs kommun har kommunstyrelsen (KS § 117/2014-05-13) beslutat om regler för utköp av IT-utrustning. Reglerna reglerar att medarbetare och förtroendevalda som avslutar sin anställning/sina förtroendeuppdrag har möjlighet att köpa ut utrustning i form av läsplattor och mobiltelefoner. Reglerna reglerar hur värdet av utrustningen ska räknas ut.
Idag är möjligheten att använda begagnad IT-utrustning i verksamheterna större än för cirka tio år sedan. En telefon eller en iPad kan användas i kommunens verksamheter tills de inte längre kan uppdateras och uppfylla säkerhetskraven och saknar restvärde. Möjligheten som finns att köpa ut utrustningen gör att kommunens egna verksamheter går miste om utrustning som skulle kunna användas i verksamheterna. Verksamheterna måste istället köpa in nya produkter, vilket medför en ökad kostnad. Det pris som medarbetaren/den förtroendevalde får betala för utköpet täcker inte värdet på produkterna vid en jämförelse av vissa utköpta produkter på begagnatmarknaden. Möjligheten till utköp driver också administrativa kostnader för uträkningar, radering av mjukvara och utskick av fakturor/avdrag på lön/arvode.
Förvaltningen föreslår därför kommunstyrelsen att upphäva reglerna för utköp av IT-utrustning från och med 1 mars 2024.

Socialnämnden är skyldig att varje kvartal rapportera ej verkställda beslut enligt SoL och LSS till IVO (Inspektionen för vård och omsorg). Rapporteringen gäller alla beslut som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum samt avbrott i verkställighet som överskrider tre månader. När ej verkställda beslut som är inrapporterade till IVO verkställts ska också det rapporteras till IVO.

Anpassade skolan är en egen skolform där barn och ungdomar med intellektuell funktionsnedsättning får individuellt anpassad utbildning. Anpassad skola byter namn från särskola från 2 juli 2023. Som en konsekvens behöver reglementet uppdateras så barn- och utbildningsnämnden ansvarar för anpassad skola.

Enligt arbetsordningen för kommunfullmäktige ska kommunstyrelsen två gånger per år redovisa de motioner som inte beretts färdigt. Redovisningen görs på det första ordinarie fullmäktige sammanträden vår och höst. Medborgarförslag som inte beretts färdigt ska i fullmäktige redovisas på samma sätt som ej färdigberedda motioner. Förslagen ska behandlas inom ett år från att de inkom, vare sig det handläggs i fullmäktige eller i nämnd/styrelse.

Totalt fanns 8 motioner och 7 medborgarförslag som inte var besvarade den 31 december 2023.

Enligt kommunens riktlinjer för motioner och medborgarförslag ska också verkställandet av bifallna motioner redovisas för kommunfullmäktige. Redovisningen ska innehålla en beskrivning av på vilket sätt motionens förslag har
verkställts. Redovisningen ska behandla förslag eller åtgärder som är pågående och
inte sådana som avslutats. Under den aktuella perioden har en motion bifallits.

Enligt 6 kap. 37 § kommunallagen får en nämnd uppdra åt presidiet, ett utskott, en ledamot eller en ersättare att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. En nämnd får även uppdra åt en anställd att beslut enligt 7 kap. 5-8§§.

Redovisningen omfattar 19 december 2023 - 6 februari 2024.

Enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL) ska arbetsgivaren samarbeta kring vissa frågor med medarbetarna. Central samverkan (C-sam) tillika kommunstyrelseförvaltningens samverkansgrupp (KSF-sam) utgörs av fackliga företrädare och representanter för arbetsgivaren. HR-chef är ordförande.

I samverkansgrupperna behandlas framförallt frågor som berör kommunens anställda. I KSF-sam samverkas frågor som berör medarbetare som tillhör kommunstyrelseförvaltningen och i C-sam diskuteras mera övergripande frågor som berör medarbetare inom alla förvaltningar. I samverkansgrupperna behandlas inte frågor som rör enskilda personer. Exempel på frågor som kan samverkas kan vara arbetsmiljö, organisation, styrdokument, vissa rekryteringar.

Under denna punkt får kommunstyrelsen information från nämnder, bolag, kommunalförbund och övriga politiska organ.