Möte 2023-02-14

Kommunstyrelsen

09:00 - 15:20 Kommunhuset Fjugesta - Sammanträdesrummet Multen

1

Val av justerare

En justerare bör utses att, tillsammans med ordförande, justera dagens protokoll.
2

Godkännande av dagordningen

Godkännande av dagordningen.
3

Kommundirektören informerar 2023

Under denna punkt informerar kommundirektören.
4

Information från holdingbolaget
Under denna punkt informerar VD för holdingbolaget.

Bilagor
- Protokoll från styrelsemöte LeBo 2022-12-15 .pdf
  
  224kb Ladda ner dokument
- Protokoll från styrelsemöte LeKo 2022-12-15 .pdf
  
  178kb Ladda ner dokument
5

Verksamhetsberättelse 2022, kommunstyrelsen
Verksamhetsberättelsen för 2022 beskriver de stora händelserna för kommunstyrelsens verksamheter och redovisar utfall för mål och ekonomi.

Kommunstyrelsens måluppfyllelse är på 33 % och indikatoruppfyllelsen är på 74 % för 2022.

Kommunstyrelsens ekonomiska resultat visar ett överskott om 1 050 tkr. Exkluderat planeringsreserven är resultatet ett överskott om 806 tkr. Prognostiserat resultat för KS i prognos 3 (efter oktober 2022) var ett överskott om 2 000 tkr.

Främsta avvikelsen från prognos 3 är tillkommande kostnader för vinterväghållning. Ytterligare avvikelser från prognos 3 finns också inom Kultur och Fritid, HR-avdelningen samt hos de gemensamma nämnderna under Ekonomiavdelningen.

VA-verksamheten gör ett underskott med 400 tkr.

Bilagor
6

MER-plan 2023, kommunstyrelsen
Kommunstyrelsens budgetram för 2023 uppgår till 143 036 tkr (fg år 131 419 tkr). I ramen ingår hela kommunens löneökningsanslag för 2023 om 8 705 tkr. MER-planen innehåller fem stycken nämndmål för kommunstyrelsen för 2023.

Varje år sker uppräkningar av bl. a lönekostnader, lokalhyror, nämnderna, och vissa avtal, vilket även har gjorts inför 2023. Förändringar i budgetramen är bl. a effektiviseringar till följd av omfördelningar men också p g a ökade kostnader för el och lokalhyror.

Satsningar görs bl. a på verksamhetssystem och digitaliseringar.

VA verksamheten ligger med oförändrad budget inför 2023.

Revisionen redovisas som ett eget ansvar och budgetramen uppgår till 767 tkr för 2023.

Bilagor
7

Reviderad arvodesriktlinje Vätternvatten AB
Bolagsstämman i Vätternvatten AB har tidigare beslutat om arvodesriktlinjer, men i dessa framgår inte att lekmannarevisorerna ska erhålla arvode. Dessutom saknas riktlinjer för hur arvodena ska räknas upp. Därför har ett förslag till revidering av riktlinjen arbetats fram och behandlats i Vätternvattens ekonomiska råd samt i ägarsamrådet. Förslaget till revidering innebär att lekmannarevisorerna har rätt till retroaktivt arvode from den 14 januari 2021 samt att det tydliggjorts hur arvodena ska räknas upp framöver. Kommunstyrelseförvaltningen ställer sig bakom ägarsamrådets förslag till beslut.

Bilagor
8

Riktlinje för god ekonomisk hushållning och resultatutjämningsreserv
Från och med den 1 januari 2013 är det möjligt att under vissa betingelser reservera delar av ett positivt resultat till och disponera medel från en resultatutjämningsreserv (RUR). Under förutsättning att årets resultat efter balanskravsjusteringar är negativt kan RUR användas för att utjämna intäkter över en konjunkturcykel och skapa större stabilitet för verksamheterna. RUR är frivillig att tillämpa, men de kommuner som tänker göra det, måste besluta om hur reserven ska hanteras. På uppdrag av kommunstyrelsens ordförande har kommunstyrelseförvaltningen tagit fram ett förslag till riktlinje för god ekonomisk hushållning och resultatutjämningsreserv.

Bilagor
9

Månadsrapport januari 2023
Kommunstyrelseförvaltningen har upprättat månadsrapport för januari 2023. Syftet är att ge kommunstyrelsen en rapport där en rad nyckeltal redovisas som ska ge en bild av hur det ser ut inom kommunstyrelsen men också för övriga kommunala nämnder samt en del statistik som till exempel arbetslösheten i kommunen.

Siffrorna i rapporten avser januari månad och innehåller ingen analys utan är endast en beskrivning över nuläget och en möjlighet för kommunstyrelsen att följa viktiga nyckeltal.

Rapporten läggs på bordet på kommunstyrelsens sammanträde, detta för att kunna presentera så aktuella siffror som möjligt.

Bilagor
- Tjänsteskrivelse - månadsrapport januari 2023 .pdf
  
  65kb Ladda ner dokument
- §11 KSAU Månadsrapport januari 2023.pdf
  
  202kb Ladda ner dokument
10

Internkontrollrapport 4, 2022
Enligt Reglemente för internkontroll av ekonomi och verksamhet ska nämnderna varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen inom sin verksamhet. Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i kommunallagen. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god internkontroll. I detta ansvar ligger att, utifrån principerna för den interna kontrollen i kommunen, vid behov utfärda regler och anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Det är viktigt att detta dokumenteras och antas av nämnd.

Internkontrollrapport 4 för 2022 avser planerade och genomförda kontroller per 31 december 2022, utifrån de risker och planerade kontrollmoment som finns i den interna kontrollplanen för 2022. Totalt var det 12 planerade kontrollmoment vid den fjärde uppföljningen för 2022. Samtliga kontroller är genomförda och resultatet av uppföljningen visar på åtta kontroller utan avvikelse, tre kontroller med mindre avvikelse samt en kontroll med större avvikelse.

Bilagor
11

Heltidsresan, partiell ledighet
Enligt tidigare beslut i kommunstyrelsen ska inte partiell ledighet medges och beslut om undantag fattas av förvaltningschef, detta gäller samtliga avtalsområden.
Förslaget är att tidigare beslut upphävs och förslag på nytt beslut är att partiell ledighet kan beviljas och då av närmaste chef.

Bilagor
- Tjänsteskrivelse - Heltidsresan - partiell ledighet .pdf
  
  72kb Ladda ner dokument
- §13 KSAU Heltidsresan - Partiell ledighet.pdf
  
  206kb Ladda ner dokument
12

Kommunstyrelsens delegationsordning
Kommunstyrelsens delegationsordning ses över och revideras årligen och vid behov. Anledningen till att delegationsordningen revideras är en förändring av inriktning från den politiska majoriteten.

Förändringen är under rubriken personalärenden där det tidigare varit delegerat till förvaltningschef att besluta om partiell ledighet utöver lagstadgad rätt samt om att tillsätta tjänst som inte ska omfatta heltid.

Följande § tas bort:

§46 beslut om partiell ledighet ska medges (utöver lagstadgad rätt)
§47 beslut om att tjänst som tillsätts inte ska omfatta heltid.

När dessa paragrafer tas bort är det respektive chef som kan ta beslut om tjänstledighet utan lön längre än 3 månader i sträck, enligt § 27.

Bilagor
13

Ändring av detaljplan för Sälven 1:35 (1814-p119)
För att möjliggöra andra bestämmelser för fastigheten Sälven 1:40 än vad nuvarande detaljplan tillåter behöver en ändring av detaljplanen för del av Sälven 1:35, Lanna Golf Restort (1814-p119) genomföras.

Genomförandetiden i detaljplanen gick ut i juli i år och därmed är outnyttjad byggrätt mer osäker och fastighetsägaren har inte rätt till särskild ekonomisk kompensation om detaljplanen ändras och byggrätten minskar.

Det finns två pågående bygglovsärenden för fastigheten Sälven 1:40. Ett bygglov innefattar tio parhus som byggnadsnämnden gett bygglov till men som är överklagat och ska hanteras av mark- och miljödomstolen. Det andra bygglovet är för två parhus och det har inte beviljats av byggnadsnämnden än.

Den politiska majoriteten har uttryckt önskemål om att ändra detaljplanen som gäller för fastigheten Sälven 1:40. Förvaltningen gör bedömningen att det inte finns några lagmässiga hinder mot detta och att arbete med ändring av detaljplanen kan genomföras.

Bilagor
- Tjänsteskrivelse - ändring av detaljplan för Sälven 1:40 .pdf
  
  82kb Ladda ner dokument
- §15 KSAU Ändring av detaljplan för Sälven 1:40.pdf
  
  216kb Ladda ner dokument
14

Behov av nytt ställningstagande kring inriktning för fritidsgårdsverksamhet
Vid sammanträde den 31 maj 2022, § 112, beslutade kommunstyrelsen att ställa sig bakom förslaget till inriktning för fritidsgårdsverksamheten i Lekebergs kommun och gav kommundirektören i uppdrag att genomföra den. Beslutet innebar en planerad budgetförstärkning för kultur- och fritidsavdelningen som skulle möjliggöra två heltidstjänster, medlemskap i KEKS och medel för ungdomsproducerad verksamhet/lovmedel. Kommunstyrelsen uppdrog även till kommundirektören att återrapportera hur arbetet fortskrider.

Kommunens MER-plan för 2023 förändrar budgetförutsättningarna för fritidsgårdsverksamheten jämfört med beslut den 31 maj 2022, §112. Det innebär att det inte finns förutsättningar att bedriva verksamheten enligt beslutad inriktning. Kommunstyrelsen behöver därför se över beslutet från den 31 maj 2022, §112 då kommundirektören nu saknar förutsättningarna för att genomföra beslutet.

Den politiska majoriteten har uttryckt önskemål om att förvaltningen tar fram ett förslag på fritidsgårdsverksamhet som drivs i samverkan med ideell sektor. Med anledning av detta föreslår förvaltningen att kommunstyrelsen

1.       Upphäver uppdraget om att genomföra tidigare uppdrag om fritidsgårdsverksamhet.

2.       Uppdrar till kommundirektören att utreda och ta fram ett förslag på fritidsgårdsverksamhet som drivs i samverkan med ideell sektor.

3.       Uppdrar till förvaltningen att återöppna fritidsgårdsverksamheten i dess nuvarande form, med öppethållande på fredagar för nuvarande målgrupper, fram till dess att beslut om ny inriktning är fattat.

Bilagor
15

Avgift dödsboförvaltning
Socialnämnden och kommunen har rätt till ersättning för kostnader för provisorisk dödsboförvaltning och gravsättning. Socialnämnden har hittills inte tagit ut någon avgift för dödsboförvaltning, trots att vissa åtaganden varit både tids- och resurskrävande. Flertalet av kommunerna i Sverige tar ut en avgift för detta arbete. Det vanligaste i landets kommuner är att socialnämnden tar ut en timtaxa motsvarande 0,8% av gällande prisbasbelopp. Enligt 2022 års beräkning blir timtaxan 386,40 kr beräknad på 0,8% av prisbasbeloppet. Förslag till beslut är att ta ut en avgift för dödsboförvaltning med en timtaxa motsvarande 0,8% av prisbasbelopp.

Bilagor
- Tjänsteskrivelse - Avgift dödsboförvaltning .pdf
  
  72kb Ladda ner dokument
- §17 KSAU Avgift dödsboförvaltning.pdf
  
  204kb Ladda ner dokument
16

Riktlinjer för ledamotsinitiativ
Kommunstyrelseförvaltningen har tagit fram förslag på riktlinjer för ledamotsinitiativ. Riktlinjerna har tagits fram i syfte att klargöra beredningsprocessen för ledamotsinitiativ samt ge ledamöterna vägledning kring hur initiativen bör utformas för att få en så bra beredning som möjligt.

I framtagandet av riktlinjerna har det identifierats ett behov av att tydliggöra och fastställa vissa delar av berednings- och beslutsprocessen. Tidigare har det inte funnits en tydlig riktlinje för hur ledamotsinitiativ ska hanteras inom förvaltningen, därför har en riktlinje tagits fram för att säkerställa att ledamotsinitiativen bereds och hanteras likvärdigt.

Syftet är att riktlinjerna ska fungera som ett konkret verktyg för både förtroendevalda och handläggare. Därför innehåller riktlinjerna relativt tydliga beskrivningar av hur processerna för inlämnande, handläggning och beslut av ledamotsinitiativ ser ut. Målet är att skapa tydliga och värdeskapande processer kring ledamotsinitiativ.

Bilagor
17

Redovisning av ej besvarade motioner samt avskrivning av 19 motioner från vidare behandling
Två gånger per år redovisas ej besvarade motioner till kommunfullmäktige. Många av de obesvarade motionerna är lagda av den nuvarande politiska majoriteten under den tid som densamma var i opposition. Motionsinstrumentet är den naturliga vägen för en opposition att väcka ärenden för att föra fram sin politik. Parti som utgör del av kommunens ledning har däremot flera andra handlingsvägar.

Kommunstyrelseförvaltningen bedömer att det finns stöd i lagstiftningen för att fullmäktige ska kunna besluta om avskrivning av motioner utifrån de förändrade majoritetsförhållandena i Lekebergs kommun.

Bilagor
18

Internkontrollrapport 2 och 3 2022 Lekebergs nämnder
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för kommunens interna kontroll och ska i samband med prognosrapporterna informeras om hur arbetet med den interna kontrollen fortlöper inom kommunens verksamheter.

Intern kontroll för Lekebergs nämnder, rapport 2, avser sammanställning och analys av nämndernas resultat av internkontrollen per juni.

Intern kontroll för Lekebergs nämnder, rapport 3, avser sammanställning och analys av nämndernas resultat av internkontrollen per september.

Bilagor
19

Svar på revisionens granskning av verkställighet av fullmäktiges beslut
PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lekebergs kommun genomfört en granskning av verkställigheten av kommunfullmäktiges beslut. Granskningens syfte är att bedöma om kommunstyrelsen har en tillräcklig kontroll av att fullmäktiges beslut verkställs.

Granskningen visar att kommunen har ett processorienterat arbetssätt för ärendehantering som finns dokumenterat.

Utifrån genomförd granskning är revisorernas samlade bedömning att kommunstyrelsen i allt väsentligt har en tillräcklig kontroll av att fullmäktiges beslut verkställs.

Revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen om vilka åtgärder styrelsen
avser att vidta, senast 2023-02-28. Förvaltningen har tagit fram ett svar med åtgärder som kommunstyrelsen kan vidta utifrån de rekommendationer som revisorerna specificerar i granskningsrapporten.

Bilagor
20

Information från nämnder, bolag, kommunalförbund och övriga politiska organ.

Under denna punkt får kommunstyrelsen information från nämnder, bolag, kommunalförbund och övriga politiska organ.
21

Protokoll Central samverkan 2023

Enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL) ska arbetsgivaren samarbeta kring vissa frågor med medarbetarna.

Central samverkan (C-sam) tillika kommunstyrelseförvaltningens samverkansgrupp (KSF-sam) utgörs av fackliga företrädare och representanter för arbetsgivaren. Förhandlingschef är ordförande.

I samverkansgrupperna behandlas framförallt frågor som berör kommunens anställda. I KSF-sam samverkas frågor som berör medarbetare som tillhör kommunstyrelseförvaltningen och i C-sam diskuteras mera övergripande frågor som berör medarbetare inom alla förvaltningar. I samverkansgrupperna behandlas inte frågor som rör enskilda personer. Exempel på frågor som kan samverkas kan vara arbetsmiljö, organisation, styrdokument, vissa rekryteringar.
22

Redovisning av delegationsbeslut
Enligt 6 kap. 37 § kommunallagen får en nämnd uppdra åt presidiet, ett utskott, en ledamot eller en ersättare att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. En nämnd får även uppdra åt en anställd att beslut enligt 7 kap. 5-8§§.

Redovisningen omfattar 15 december 2022 - 7 februari 2023.

Bilagor
23

Meddelanden för kännedom
Bilagor
- Protokoll från Regionala samverkansrådet 22 december.pdf
  
  518kb Ladda ner dokument
- Protokoll Sydnärke lönenämnd 2022-12-14.pdf
  
  184kb Ladda ner dokument

Det finns ingen information att visa

Inget protokoll har publicerats