Möte 2021-02-16

Kommunstyrelsen

09:00 - 15:30 Kommunhuset Fjugesta - KSO-rummet/Digitalt

1

Val av justerare

En justerare och en ersättande justerare bör utses att, tillsammans med ordförande, justera dagens protokoll.
2

Kommundirektören informerar 2021

Under denna punkt informerar kommundirektören.
3

Information från holdingbolaget
Under denna punkt informerar VD för Lekebergs kommunala holding AB.

Bilagor
- Protokoll 201216 LeKo .pdf
  
  188kb Ladda ner dokument
- Protokoll 201216 LeBo .pdf
  
  271kb Ladda ner dokument
4

Information från nämnder, bolag och kommunalförbund

Under denna punkt informerar representanter från nämnder, bolag och kommunalförbund.
5

Svar på revisionsrapport, granskning av underhåll av gator och vägar samt VA
PwC har fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lekebergs kommun att genomföra en granskning om kommunens underhåll av VA samt gator och vägar. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen har säkerställt ett ändamålsenligt långsiktigt underhåll av kommunens gator och vägar samt va-anläggningar.

Efter genomförd granskning är bedömningen att kommunstyrelsen inte helt säkerställt ett ändamålsenligt långsiktigt underhåll av kommunens gator och vägar samt VA. Utifrån granskningens resultat lämnas kommunstyrelsen följande rekommendationer:

? Vi rekommenderar att kommunstyrelsen tar fram mål och indikatorer kopplade till underhållsarbetet som också behandlas och följs upp.
? Vi rekommenderar att kommunstyrelsen tar fram en plan för att kostnadsberäkna de åtgärder som specificerats i respektive underhållsplan.
? Vi rekommenderar kommunstyrelsen att se över redovisningen i både tertial- och årsbokslut för att säkerställa att det med enkelhet går att följa vilka resurser som lagts på underhåll.

Kommunstyrelseförvaltningen instämmer i att det finns utrymme till förbättring i arbetet med underhållsplanerna och där tillhörande redovisning och uppföljning. Däremot anser inte kommunstyrelseförvaltningen att mål och indikatorer ska tas fram för detta, då detta till stor del är lagstyrd verksamhet. I svaret till revisionsrapporten kommenteras utförligt samtliga revisionsfrågor och rekommendationer som framförs av revisorerna.

Bilagor
- Revisionsrapport - Underhåll av gator och vägar samt VA.pdf
  
  230kb Ladda ner dokument
- §2 KSAU Svar på revisionsrapport, granskning av underhåll av gator och vägar samt VA.pdf
  
  220kb Ladda ner dokument
6

Revidering av kommunens taxa för tillsyn enligt lag (2018:2088) om tobak och liknande produkter
Den 1 juli 2019 började en ny tobakslag gälla med tillståndskrav för att sälja tobak, lag(2018:2088) om tobak och liknande produkter. Lagen omfattar också bestämmelser om elektroniska cigaretter och påfyllningsbehållare, örtprodukter för rökning och andra produkter som till användningssättet motsvarar rökning men inte innehåller tobak. Kommunerna i Sydnärke beslutade därför under 2019 om riktlinjer och taxor för ansökan om tillstånd och för tillsynen som respektive kommun bedriver enligt tobakslagen.

Kommunerna i Sydnärke har under 2019 beslutat om riktlinjer och taxor för ansökan om tillstånd och för tillsynen som respektive kommun bedriver enligt tobakslagen. Avgifterna som kommunerna tar ut ska täcka personalkostnader och OH-kostnader och följa självkostnadsprincipen i kommunallagen. Avgifterna ska täcka alla kostnader i kommunernas arbete med tobakslagen.

För att mildra effekten av tillsynsavgiften för de minsta butikerna som säljer tobaksvaror bör tillsynen kunna göras vartannat år och tillsynsavgiften på 5 000 kr tas ut vartannat år för de butiker som omsätter mindre än 50 000 kr i tobaksprodukter per år.

Kommunstyrelseförvaltningen ställer sig bakom Socialnämndens förslag.

Bilagor
- §106 SON Förändringar av kommunens taxa för tillsyn enligt lag(2018:2088) om tobak och liknande produkter.pdf
  
  218kb Ladda ner dokument
- §3 KSAU Revidering av kommunens taxa för tillsyn enligt lag (2018:2088) om tobak och liknande produkter.pdf
  
  227kb Ladda ner dokument
7

Ombudgetering Fjugesta norra, Fjugesta 5:10
I samband med budget 2020 beslutades om en investeringsbudget för Fjugesta norra (Fjugesta 5:10). Där 4 040 000 kr avsattes till infrastruktur samt 2 400 000 kr till VA-utbyggnad. Enligt upprättat exploateringsavtal, så ska Lekebergs kommun endast bekosta VA-utbyggnaden och exploatören står för samtliga kostnader kopplade till infrastruktur. Efter uppdatering av kalkyl, så är investeringsbudgeten gällande VA för lågt budgeterad. Detta innebär att en omfördelning av investeringsbudgeten behöver göras. Investeringsbudgeten avseende infrastruktur ska helt tas bort och istället ska det budgeteras 2 200 000 kr ytterligare till VA-utbyggnad, dvs totalt en investeringsbudget om 4 600 000 kr för VA-utbyggnad. VA-utbyggnaden finansieras via anslutningsavgifter och taxekollektivet. Detta justeras inför budget 2022.

Bilagor
- §5 KSAU Ombudgetering Fjugesta norra, Fjugesta 5:10.pdf
  
  214kb Ladda ner dokument
8

Verksamhetsberättelse för kommunstyrelsen 2020
Verksamhetsberättelsen för 2020 beskriver de stora händelserna för kommunstyrelsens verksamheter och redovisar utfall för mål och ekonomi.

Kommunstyrelsens måluppfyllelse för 2020 uppgår till 67 % då fyra mål uppnås, ett mål uppnås delvis och ett mål uppnås inte. Indikatoruppfyllelsen för 2020 är 64 % då 16 indikatorer uppnås helt, en indikator uppnås delvis och åtta indikatorer uppnås inte.

Ekonomiskt resultat för kommunstyrelsen är ett överskott med 2 716 tkr. Exkluderat KS planeringsreserv är överskottet 2 010 tkr. Utöver detta förklaras överskottet av medel för utvecklingsmedel samt attraktiv arbetsgivare, och kapitalkostnader.

VA-verksamheten gör ett underskott med 639 tkr, vilket avser kapitalkostnader för överföringsledning för vatten Örebro-Lanna, som tagits i bruk under året.

Bilagor
- §4 KSAU Verksamhetsberättelse för kommunstyrelsen 2020.pdf
  
  215kb Ladda ner dokument
9

Månadsrapport – januari 2021
Kommunstyrelseförvaltningen har upprättat månadsrapport för januari 2021. Syftet är att ge kommunstyrelsen en rapport där en rad nyckeltal redovisas som ska ge en bild av hur det ser ut inom kommunstyrelsen men också för övriga kommunala nämnder samt en del statistik som till exempel arbetslösheten i kommunen.

Siffrorna i rapporten avser januari månad och innehåller ingen analys utan är endast en beskrivning över nuläget och en möjlighet för kommunstyrelsen att följa viktiga nyckeltal.

Rapporten läggs på bordet på kommunstyrelsens sammanträde, detta för att kunna presentera så aktuella siffror som möjligt.

Bilagor
- §6 KSAU Månadsrapport - januari 2021.pdf
  
  210kb Ladda ner dokument
10

Internkontroll kommunstyrelsen - uppföljning 4, 2020
Enligt Reglemente för internkontroll av ekonomi och verksamhet ska nämnderna varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen inom sin verksamhet. Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6:7. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god internkontroll. I detta ansvar ligger att, utifrån principerna för den interna kontrollen i kommunen, vid behov utfärda regler och anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Det är viktigt att detta dokumenteras och antas av nämnd.

Rapport fyra avser planerade och genomförda kontroller per 31 december 2020 utifrån de risker och planerade kontrollmoment som finns i den interna kontrollplanen för 2020. Totalt var det 20 kontrollmoment planerade till denna uppföljning och där det sammanställda resultatet visar på 13 kontroller utan avvikelse, sex kontroller med mindre avvikelse och en kontroll med större avvikelse.

Bilagor
- §7 KSAU Internkontroll kommunstyrelsen - uppföljning 4.pdf
  
  217kb Ladda ner dokument
11

Intern kontroll för Lekebergs nämnder, uppföljning 4 2020
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för kommunens interna kontroll och ska i samband med prognosrapporterna informeras om hur arbetet med den interna kontrollen fortlöper inom kommunens verksamheter. Intern kontroll för Lekebergs nämnder, rapport fyra, avser sammanställning och analys av nämndernas resultat av internkontrollen per december.

Bilagor
12

Strategisk Lokalförsörjningsplan 2021-2031
Syftet med den Strategiska lokalförsörjningsplanen är att ge förutsättningar för att med god framförhållning kunna planera och strukturera kommunens samlade lokalbehov i ett nuläge samt i ett långsiktigt perspektiv.

Varje år fastställer kommunstyrelsen lokalförsörjningsplanen. Den sträcker sig över 10 år och redovisar kort- och långsiktiga behov av lokaler vad gäller förväntade volymökningar, nya verksamheter, organisationsförändringar samt planerade förbättringar och renoveringar.

Underlaget utgör ett verktyg för att kunna bedöma framtida investeringsbehov och kommunens samlade lokalkostnader.

Lokalförsörjningsplan för 2021-2031 är baserat på SCBs befolkningsprognos för Lekebergs kommun 2020-2035. Dialog har förts med förvaltningarna om deras befintliga verksamheter, verksamhetsförändringar, lokaler och prognostiserade behov.

Kommunstyrelsen avser anta lokalförsörjningsplanen på sammanträdet den 13 april 2020. Nämnderna lämnas härmed möjlighet att inkomma med synpunkter till kommunstyrelsen senast den 7 april.

Bilagor
- §9 KSAU Strategisk Lokalförsörjningsplan 2021-2031.pdf
  
  217kb Ladda ner dokument
13

Nytt dataskyddsombud för kommunstyrelsen
Enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) är myndigheter skyldiga att utse ett dataskyddsombud. Med anledning av att samtliga nämnder inom kommunen betraktas som egna myndigheter och personuppgiftsansvarig för sina respektive personuppgiftsbehandlingar måste varje nämnd också utse ett dataskyddsombud.

År 2019 ingick Lekebergs kommun ett avtal med Kumla kommun där Lekeberg köper tjänsten dataskyddsombud från Kumla kommun. Kommunstyrelsen beslutade 2019-09-12 att utse Johan Borg som dataskyddsombud. Johan Borg har sedan dess varit dataskyddsombud för samtliga nämnder i kommunen.

Då Johan Borg avslutar sin tjänst i Kumla kommun 28 februari 2021, behöver ett nytt dataskyddsombud utses. Rekrytering av ett nytt dataskyddsombud har skett och den 1 februari 2021 tillträdde Dennis Hofsten tjänsten som det nya dataskyddsombudet.

Uppgift om vem som är dataskyddsombud ska anmälas till Integritetsmyndigheten.

Bilagor
- §17 KSAU Nytt dataskyddsombud för kommunstyrelsen.pdf
  
  215kb Ladda ner dokument
14

Information - Utvecklingsskiss Lanna gruvområde
Lekebergs kommun äger sedan flera år området kring ett före detta kalkbrott i Hidninge/Lanna. I gruvan är det idag ett kommunalt bad och runt gruvan finns ett naturområde som används för MTB, ridning, löpning och rekreation. Det finns flera banor och stigar i området.

Kommunen saknar idag en aktuell långsiktig plan för området. För att kunna ta ställning till den framtida utvecklingen har kommunen anlitat Tyréns AB för att ta fram förslag på utvecklingen av Lanna gruvområde. Underlaget som tagits fram innehåller olika alternativ på en framtida utveckling av området med fokus på fritids- och rekreation.

Underlaget omfattar en nulägesbeskrivning av området med inventering och analys av platsen. Detta följs av förslag på förändringar och utveckling av området med olika ambitionsnivåer och inriktningar. Arbetet omfattar även en beskrivning av en bedömd lägsta nivå med vilka åtgärder som behöver vidtas kring gruvan för att bibehålla nuvarande funktioner.

Förvaltningen kommer senare under året återkomma med en analys och ett förslag till genomförandeplan med alternativ och tillhörande ekonomiska konsekvenser.

Syftet med ärendet i nuläget är att det behandlas på kommunstyrelsen för information och en diskussion.

Bilagor
- §10 KSAU Information - Utvecklingsskiss Lanna gruvområde.pdf
  
  217kb Ladda ner dokument
15

Ansökan om planbesked för fastighet Skärmartorp 1:7 m.fl.
En ansökan om planbesked inkom 2020-11-30 för fastighet Skärmartorp 1:7, 1:8, och 1:11 i Lekebergs kommun. Sökande efterfrågar detaljplan som skapar möjlighet att dela upp fastigheten i flera tomter för bebyggelse utav enbostadshus i grupp.

Samhällsbyggnad Sydnärke har gjort en utredning om förutsättningarna och kommit fram till att planläggning på fastigheten är olämplig. Detta grundar sig på att det inte finns stöd i översiktsplanen samt att det är tidigare använd jordbruksmark som det inte finns stöd att ta i anspråk.

Skärmartorp 1:7 m.fl. är inte utpekat i kommunens gällande översiktsplan (ÖP 2014). Därmed är områdets lämplighet för utbyggnad av bostäder inte prövad i sig eller i förhållande till andra planerade eller tänkta utbyggnadsområden. Arbetet med ny översiktsplan är under arbete, men kan inte vara som stöd i detta ärende. Sökande vill ha möjlighet till en detaljplan som skapar möjlighet för bostäder. Detta bedöms inte lämpligt utifrån de övergripande dokument kommunen har tagit fram.

Därför rekommenderas ett negativt planbesked och frågan om bedömning av områdets lämplighet och kommunens vilja att planlägga området för bostäder skjuts till kommande arbete med översiktsplan.

Bilagor
- Skyddad på grund av personuppgifter
  
  Ladda ner dokument
- §13 KSAU Ansökan om planbesked för fastighet Skärmartorp 1:7 m.fl..pdf
  
  217kb Ladda ner dokument
16

Ansökan om planbesked - fastighet Fjugesta 68:2
Lekebergs kommunfastigheter AB inkom med ansökan om planbesked för fastighet Fjugesta 68:2 för att möjliggöra för en bred markanvändning med bostäder och skola samt kontorsändamål. Fastigheten är sedan tidigare planlagd för allmänt ändamål och fastigheten nyttjas idag till förskola. Sydnärkes byggförvaltning har gjort en utredning om förutsättningarna och kommit fram till att planläggning på fastigheten är lämplig och att en planprocess ska följa ett utökat förfarande på grund av fastighetens omnämnande i kommunens kulturmiljöprogram

Bilagor
- §14 KSAU Ansökan om planbesked - fastighet Fjugesta 68:2.pdf
  
  212kb Ladda ner dokument
17

Presentation av kultur- och fritidavdelningen

Under denna punkt får kommunstyrelsen information om kultur- och fritidsavdelningen som från och med årsskiftet 2020/2021 blivit en del av kommunstyrelsens ansvarsområde.
18

Revidering av regler för utvecklingsbidrag
Via ett sponsringsavtal under 2016-2020 har Lekebergs kommun upplåtit rättigheterna till namnet på idrottshallen vid Hidinge skola. Namnet är ”Best Arena”. Sponsormedlen på 75 000 kr per år ska användas till att stärka föreningslivet i Lekebergs kommun. Det tidigare femåriga avtalet har nu skrivits om till ett ettårigt avtal för 2021.

Eftersom nuvarande regler för utvecklingsbidrag bygger på det tidigare sponsringsavtalet som gick ut förra året behöver reglerna revideras så att det tydliggörs vilket sponsringsavtal som reglerna bygger på. Medlen för 2021 är fortfarande 75 000 kr och förutsättningarna för att kunna ansöka om och beviljas utvecklingsmedel är desamma i övrigt.

Handlingarna kommer att kompletteras mellan arbetsutskottet och kommunstyrelsen med synliga revideringar.

Bilagor
- Regler för utvecklingsbidrag - med synliga ändringar.pdf
  
  142kb Ladda ner dokument
- §12 KSAU Regler för utvecklingsbidrag.pdf
  
  213kb Ladda ner dokument
19

Uppdrag till kommundirektören om översyn av fritidsgårdsverksamhet
Kommunstyrelseförvaltningen bedömer att en översyn av kommunens fritidsgårdsverksamhet behöver göras i syfte att klargöra nuläge och utvecklingsbehov. Kommunstyrelsen föreslås därför ge kommundirektören i uppdrag att genomföra en översyn av Lekebergs kommuns fritidsgårdsverksamhet. Utifrån framtaget underlag ska sedan ett förslag på hur kommunen ska arbeta med fritidsgårdsverksamheten framgent presenteras.

Bilagor
- §16 KSAU Uppdrag till kommundirektören - översyn av fritidsgårdsverksamhet.pdf
  
  207kb Ladda ner dokument
20

Uppdrag till kommundirektören att utreda framtida drift av Sannabadet
Tjänstekoncession Sannabadet tecknades 2018-03-15. Avtalet avser nyttjanderätt och drift av badanläggning, simskola och camping på Sannabadet, Fjugesta. Avtalstiden var i ursprungsavtalet 1 april 2018 till och med 31 december 2020. Kommunen ägde då rätten att ensidigt förlänga avtalet med 1 år i taget under max två tillfällen. I oktober 2020 tecknades ett tilläggsavtal för optionsåret 2021 som gäller till och med den 31 december 2021.

Bilagor
- §15 KSAU Uppdrag till kommundirektören - utredning av framtida drift av Sannabadet.pdf
  
  212kb Ladda ner dokument
21

Riktlinjer för feriepraktik i Lekebergs kommun
Kommunstyrelseförvaltningen har tagit fram förslag på riktlinjer för feriepraktik i Lekebergs kommun. Riktlinjen har tagits fram för att skapa ett tydligt syfte med insatsen och en tydlighet i hu den årligen ska bedrivas för att underlätta handläggningen.

Riktlinjerna tydliggör att insatsen ska bedrivas inom kommunens egna verksamheter, att den ska bidra till kommunens kompetensförsörjning på sikt, att den ska ske säkert i förhållande till arbetsmiljölagstiftningen för minderåriga samt bidra till att sökande till feriepraktik behandlas lika vid ansökningsförfarandet.

Bilagor
- §11 KSAU Riktlinjer för feriepraktik i Lekebergs kommun.pdf
  
  208kb Ladda ner dokument
22

Revidering av arkivreglemente för Lekebergs kommun
Kommunstyrelseförvaltningen har tillsammans med Sydnärkes arkivenhet sett över kommunens arkivreglemente.

Syftet med revideringen är att skapa förutsättningar och underlätta för verksamheterna genom att specificera de olika rollerna i arbetet. Revideringen innebär bland annat att nämnderna ska anta nämndspecifika informationshanteringsplaner istället för att kommunen har en gemensam. Detta då typen av dokument och behoven skiljer sig så åt mellan förvaltningarna. Ett förslag i det reviderade reglementet är att förvaltningarna utser arkivsamordnare för respektive nämnd/förvaltning som har i uppdrag att stötta arkivredogörarna ute i verksamheterna.

Bilagor
- §19 KSAU Revidering av arkivreglemente för Lekebergs kommun.pdf
  
  210kb Ladda ner dokument
23

Revidering av bestämmelser för kommunalt partistöd
Lekebergs bestämmelser för kommunalt partistöd reviderades senast i november 2016. Sedan dess har en ny kommunallag trätt i kraft. Flera av paragrafhänvisningarna behöver därför uppdateras så att de stämmer överens med aktuell lagstiftning. Förutom korrigering till korrekt laghänvisning har även ett förtydligande gjorts under 4§ Redovisning och granskning.

Bilagor
- §20 KSAU Revidering av bestämmelser för kommunalt partistöd.pdf
  
  211kb Ladda ner dokument
24

Redovisning av ej besvarade motioner och medborgarförslag, andra halvåret 2020
Enligt arbetsordningen för kommunfullmäktige ska kommunstyrelsen två gånger per år redovisa de motioner som inte beretts färdigt. Redovisningen görs på ett av fullmäktiges ordinarie sammanträden vår och höst.

Medborgarförslag som inte beretts färdigt ska i fullmäktige redovisas på samma sätt som ej färdigberedda motioner, om inte förslaget överlämnats till nämnd/styrelse. Förslagen ska behandlas inom ett år från att de inkom, vare sig det handläggs i fullmäktige eller i nämnd/styrelse.

Totalt fanns 8 motioner och 5 medborgarförslag som inte var besvarade den 31 december 2020. Av motionerna har fyra passerat gränsen över ett år, dock tre av dem med enbart några dagar. Flera av motionerna är redo för beslut och kommer kunna behandlas på kommunfullmäktige under våren 2021.

Bilagor
- §21 KSAU Redovisning av ej besvarade motioner och medborgarförslag, andra halvåret 2020.pdf
  
  214kb Ladda ner dokument
25

Svar på motion från (L) om säker skolväg
Elin Nilsson (L) inkom den 25 november 2019 med en motion om säker skolväg. I motionen föreslår hon att det ska genomföras en kartläggning ur ett trygghets- och trafiksäkerhetsperspektiv av skolvägarna för de barn som inte erbjuds skolskjuts, samt att det tas fram en strategi för säker skolväg som sedan ska fungera som en vägledning vid framtagande och beslut i ärenden som kan ha en inverkan på trafiksäkerheten för barn och unga.

Ett svar har tagits fram och förslaget till beslut är att den första attsatsen anses besvarad och att den andra attsatsen ska bifallas.

Bilagor
- Motion från Liberalerna om säker skolväg .pdf
  
  781kb Ladda ner dokument
- §22 KSAU Svar på motion om säker skolväg.pdf
  
  212kb Ladda ner dokument
26

Rapportering av verkställda samt ej verkställda beslut enligt SoL och LSS, kvartal 3 2020
Socialnämnden är skyldig att varje kvartal rapportera ej verkställda beslut enligt SoL och LSS till IVO (Inspektionen för vård och omsorg). Rapporteringen gäller såväl nya beslut som ej verkställts samt kvarstående beslut från tidigare kvartal. Rapporteringen ska enligt 16 kap 6f § ske till Inspektionen för vård och omsorg, 6h § till kommunfullmäktige samt 6f § till kommunens revisorer.

Under pågående pandemi med Covid-19 ska avbrott i verkställighet rapporteras om avbrottet antingen beror på att verksamheten tillfälligt stängt eller att personen själv avstår insatser på grund av rädsla för smitta och- eller att personen tillhör riskgrupp.

Ärendet behandlades av socialnämnden den 17 november 2020.

Bilagor
- Rapportering av ej verkställda beslut, kvartal 3, 2020.pdf
  
  213kb Ladda ner dokument
- §25 KSAU Rapportering av verkställda samt ej verkställda beslut enligt SoL och LSS, kvartal 3 2020.pdf
  
  216kb Ladda ner dokument
27

Redovisning av delegeringsbeslut
Enligt kommunallagen 6 kap. 37§ får en nämnd uppdra åt presidiet, ett utskott, en ledamot eller en ersättare att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. En nämnd får även uppdra åt en anställd att beslut enligt 7 kap. 5-8§§.

Redovisningen omfattar 8 december 2020 - 8 februari 2021.

Bilagor
28

Meddelanden för kännedom
Meddelanden för kännedom.

Bilagor
29

Protokoll central samverkan (CESAM)

Enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL) ska arbetsgivaren samarbeta kring vissa frågor med medarbetarna.

Central samverkan (C-sam) tillika kommunstyrelseförvaltningens samverkansgrupp (KSF-sam) utgörs av fackliga företrädare och representanter för arbetsgivaren. Kommundirektören är ordförande.

I samverkansgrupperna behandlas framförallt frågor som berör kommunens anställda. I KSF-sam samverkas frågor som berör medarbetare som tillhör kommunstyrelseförvaltningen och i C-sam diskuteras mera övergripande frågor som berör medarbetare inom alla förvaltningar. I samverkansgrupperna behandlas inte frågor som rör enskilda personer. Exempel på frågor som kan samverkas kan vara arbetsmiljö, organisation, styrdokument, vissa rekryteringar.

§ 5

Val av justerare

En justerare och en ersättande justerare bör utses att, tillsammans med ordförande, justera dagens protokoll.
§ 6

Kommundirektören informerar 2021

Under denna punkt informerar kommundirektören.
§ 7

Information från holdingbolaget
Under denna punkt informerar VD för Lekebergs kommunala holding AB.

Bilagor
- Protokoll 201216 LeKo .pdf
  
  188kb Ladda ner dokument
- Protokoll 201216 LeBo .pdf
  
  271kb Ladda ner dokument
§ 8

Information från nämnder, bolag och kommunalförbund

Under denna punkt informerar representanter från nämnder, bolag och kommunalförbund.
§ 9

Svar på revisionsrapport, granskning av underhåll av gator och vägar samt VA
PwC har fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lekebergs kommun att genomföra en granskning om kommunens underhåll av VA samt gator och vägar. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen har säkerställt ett ändamålsenligt långsiktigt underhåll av kommunens gator och vägar samt va-anläggningar.

Efter genomförd granskning är bedömningen att kommunstyrelsen inte helt säkerställt ett ändamålsenligt långsiktigt underhåll av kommunens gator och vägar samt VA. Utifrån granskningens resultat lämnas kommunstyrelsen följande rekommendationer:

? Vi rekommenderar att kommunstyrelsen tar fram mål och indikatorer kopplade till underhållsarbetet som också behandlas och följs upp.
? Vi rekommenderar att kommunstyrelsen tar fram en plan för att kostnadsberäkna de åtgärder som specificerats i respektive underhållsplan.
? Vi rekommenderar kommunstyrelsen att se över redovisningen i både tertial- och årsbokslut för att säkerställa att det med enkelhet går att följa vilka resurser som lagts på underhåll.

Kommunstyrelseförvaltningen instämmer i att det finns utrymme till förbättring i arbetet med underhållsplanerna och där tillhörande redovisning och uppföljning. Däremot anser inte kommunstyrelseförvaltningen att mål och indikatorer ska tas fram för detta, då detta till stor del är lagstyrd verksamhet. I svaret till revisionsrapporten kommenteras utförligt samtliga revisionsfrågor och rekommendationer som framförs av revisorerna.

Bilagor
§ 10

Revidering av kommunens taxa för tillsyn enligt lag (2018:2088) om tobak och liknande produkter
Den 1 juli 2019 började en ny tobakslag gälla med tillståndskrav för att sälja tobak, lag(2018:2088) om tobak och liknande produkter. Lagen omfattar också bestämmelser om elektroniska cigaretter och påfyllningsbehållare, örtprodukter för rökning och andra produkter som till användningssättet motsvarar rökning men inte innehåller tobak. Kommunerna i Sydnärke beslutade därför under 2019 om riktlinjer och taxor för ansökan om tillstånd och för tillsynen som respektive kommun bedriver enligt tobakslagen.

Kommunerna i Sydnärke har under 2019 beslutat om riktlinjer och taxor för ansökan om tillstånd och för tillsynen som respektive kommun bedriver enligt tobakslagen. Avgifterna som kommunerna tar ut ska täcka personalkostnader och OH-kostnader och följa självkostnadsprincipen i kommunallagen. Avgifterna ska täcka alla kostnader i kommunernas arbete med tobakslagen.

För att mildra effekten av tillsynsavgiften för de minsta butikerna som säljer tobaksvaror bör tillsynen kunna göras vartannat år och tillsynsavgiften på 5 000 kr tas ut vartannat år för de butiker som omsätter mindre än 50 000 kr i tobaksprodukter per år.

Kommunstyrelseförvaltningen ställer sig bakom Socialnämndens förslag.

Bilagor
§ 11

Ombudgetering Fjugesta norra, Fjugesta 5:10
I samband med budget 2020 beslutades om en investeringsbudget för Fjugesta norra (Fjugesta 5:10). Där 4 040 000 kr avsattes till infrastruktur samt 2 400 000 kr till VA-utbyggnad. Enligt upprättat exploateringsavtal, så ska Lekebergs kommun endast bekosta VA-utbyggnaden och exploatören står för samtliga kostnader kopplade till infrastruktur. Efter uppdatering av kalkyl, så är investeringsbudgeten gällande VA för lågt budgeterad. Detta innebär att en omfördelning av investeringsbudgeten behöver göras. Investeringsbudgeten avseende infrastruktur ska helt tas bort och istället ska det budgeteras 2 200 000 kr ytterligare till VA-utbyggnad, dvs totalt en investeringsbudget om 4 600 000 kr för VA-utbyggnad. VA-utbyggnaden finansieras via anslutningsavgifter och taxekollektivet. Detta justeras inför budget 2022.

Bilagor
- Tjänsteskrivelse - Ombudgetering Fjugesta norra, Fjugesta 5:10.pdf
  
  100kb Ladda ner dokument
- §5 KSAU Ombudgetering Fjugesta norra, Fjugesta 5:10.pdf
  
  214kb Ladda ner dokument
§ 12

Verksamhetsberättelse för kommunstyrelsen 2020
Verksamhetsberättelsen för 2020 beskriver de stora händelserna för kommunstyrelsens verksamheter och redovisar utfall för mål och ekonomi.

Kommunstyrelsens måluppfyllelse för 2020 uppgår till 67 % då fyra mål uppnås, ett mål uppnås delvis och ett mål uppnås inte. Indikatoruppfyllelsen för 2020 är 64 % då 16 indikatorer uppnås helt, en indikator uppnås delvis och åtta indikatorer uppnås inte.

Ekonomiskt resultat för kommunstyrelsen är ett överskott med 2 716 tkr. Exkluderat KS planeringsreserv är överskottet 2 010 tkr. Utöver detta förklaras överskottet av medel för utvecklingsmedel samt attraktiv arbetsgivare, och kapitalkostnader.

VA-verksamheten gör ett underskott med 639 tkr, vilket avser kapitalkostnader för överföringsledning för vatten Örebro-Lanna, som tagits i bruk under året.

Bilagor
§ 13

Månadsrapport – januari 2021
Kommunstyrelseförvaltningen har upprättat månadsrapport för januari 2021. Syftet är att ge kommunstyrelsen en rapport där en rad nyckeltal redovisas som ska ge en bild av hur det ser ut inom kommunstyrelsen men också för övriga kommunala nämnder samt en del statistik som till exempel arbetslösheten i kommunen.

Siffrorna i rapporten avser januari månad och innehåller ingen analys utan är endast en beskrivning över nuläget och en möjlighet för kommunstyrelsen att följa viktiga nyckeltal.

Rapporten läggs på bordet på kommunstyrelsens sammanträde, detta för att kunna presentera så aktuella siffror som möjligt.

Bilagor
§ 14

Internkontroll kommunstyrelsen - uppföljning 4, 2020
Enligt Reglemente för internkontroll av ekonomi och verksamhet ska nämnderna varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen inom sin verksamhet. Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6:7. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god internkontroll. I detta ansvar ligger att, utifrån principerna för den interna kontrollen i kommunen, vid behov utfärda regler och anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Det är viktigt att detta dokumenteras och antas av nämnd.

Rapport fyra avser planerade och genomförda kontroller per 31 december 2020 utifrån de risker och planerade kontrollmoment som finns i den interna kontrollplanen för 2020. Totalt var det 20 kontrollmoment planerade till denna uppföljning och där det sammanställda resultatet visar på 13 kontroller utan avvikelse, sex kontroller med mindre avvikelse och en kontroll med större avvikelse.

Bilagor
§ 15

Intern kontroll för Lekebergs nämnder, uppföljning 4 2020
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för kommunens interna kontroll och ska i samband med prognosrapporterna informeras om hur arbetet med den interna kontrollen fortlöper inom kommunens verksamheter. Intern kontroll för Lekebergs nämnder, rapport fyra, avser sammanställning och analys av nämndernas resultat av internkontrollen per december.

Bilagor
§ 16

Strategisk Lokalförsörjningsplan 2021-2031
Syftet med den Strategiska lokalförsörjningsplanen är att ge förutsättningar för att med god framförhållning kunna planera och strukturera kommunens samlade lokalbehov i ett nuläge samt i ett långsiktigt perspektiv.

Varje år fastställer kommunstyrelsen lokalförsörjningsplanen. Den sträcker sig över 10 år och redovisar kort- och långsiktiga behov av lokaler vad gäller förväntade volymökningar, nya verksamheter, organisationsförändringar samt planerade förbättringar och renoveringar.

Underlaget utgör ett verktyg för att kunna bedöma framtida investeringsbehov och kommunens samlade lokalkostnader.

Lokalförsörjningsplan för 2021-2031 är baserat på SCBs befolkningsprognos för Lekebergs kommun 2020-2035. Dialog har förts med förvaltningarna om deras befintliga verksamheter, verksamhetsförändringar, lokaler och prognostiserade behov.

Kommunstyrelsen avser anta lokalförsörjningsplanen på sammanträdet den 13 april 2020. Nämnderna lämnas härmed möjlighet att inkomma med synpunkter till kommunstyrelsen senast den 7 april.

Bilagor
§ 17

Nytt dataskyddsombud för kommunstyrelsen
Enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) är myndigheter skyldiga att utse ett dataskyddsombud. Med anledning av att samtliga nämnder inom kommunen betraktas som egna myndigheter och personuppgiftsansvarig för sina respektive personuppgiftsbehandlingar måste varje nämnd också utse ett dataskyddsombud.

År 2019 ingick Lekebergs kommun ett avtal med Kumla kommun där Lekeberg köper tjänsten dataskyddsombud från Kumla kommun. Kommunstyrelsen beslutade 2019-09-12 att utse Johan Borg som dataskyddsombud. Johan Borg har sedan dess varit dataskyddsombud för samtliga nämnder i kommunen.

Då Johan Borg avslutar sin tjänst i Kumla kommun 28 februari 2021, behöver ett nytt dataskyddsombud utses. Rekrytering av ett nytt dataskyddsombud har skett och den 1 februari 2021 tillträdde Dennis Hofsten tjänsten som det nya dataskyddsombudet.

Uppgift om vem som är dataskyddsombud ska anmälas till Integritetsmyndigheten.

Bilagor
- Tjänsteskrivelse - Nytt dataskyddsombud till kommunstyrelsen.pdf
  
  100kb Ladda ner dokument
- §17 KSAU Nytt dataskyddsombud för kommunstyrelsen.pdf
  
  215kb Ladda ner dokument
§ 18

Information - Utvecklingsskiss Lanna gruvområde
Lekebergs kommun äger sedan flera år området kring ett före detta kalkbrott i Hidninge/Lanna. I gruvan är det idag ett kommunalt bad och runt gruvan finns ett naturområde som används för MTB, ridning, löpning och rekreation. Det finns flera banor och stigar i området.

Kommunen saknar idag en aktuell långsiktig plan för området. För att kunna ta ställning till den framtida utvecklingen har kommunen anlitat Tyréns AB för att ta fram förslag på utvecklingen av Lanna gruvområde. Underlaget som tagits fram innehåller olika alternativ på en framtida utveckling av området med fokus på fritids- och rekreation.

Underlaget omfattar en nulägesbeskrivning av området med inventering och analys av platsen. Detta följs av förslag på förändringar och utveckling av området med olika ambitionsnivåer och inriktningar. Arbetet omfattar även en beskrivning av en bedömd lägsta nivå med vilka åtgärder som behöver vidtas kring gruvan för att bibehålla nuvarande funktioner.

Förvaltningen kommer senare under året återkomma med en analys och ett förslag till genomförandeplan med alternativ och tillhörande ekonomiska konsekvenser.

Syftet med ärendet i nuläget är att det behandlas på kommunstyrelsen för information och en diskussion.

Bilagor
§ 19

Ansökan om planbesked för fastighet Skärmartorp 1:7 m.fl.
En ansökan om planbesked inkom 2020-11-30 för fastighet Skärmartorp 1:7, 1:8, och 1:11 i Lekebergs kommun. Sökande efterfrågar detaljplan som skapar möjlighet att dela upp fastigheten i flera tomter för bebyggelse utav enbostadshus i grupp.

Samhällsbyggnad Sydnärke har gjort en utredning om förutsättningarna och kommit fram till att planläggning på fastigheten är olämplig. Detta grundar sig på att det inte finns stöd i översiktsplanen samt att det är tidigare använd jordbruksmark som det inte finns stöd att ta i anspråk.

Skärmartorp 1:7 m.fl. är inte utpekat i kommunens gällande översiktsplan (ÖP 2014). Därmed är områdets lämplighet för utbyggnad av bostäder inte prövad i sig eller i förhållande till andra planerade eller tänkta utbyggnadsområden. Arbetet med ny översiktsplan är under arbete, men kan inte vara som stöd i detta ärende. Sökande vill ha möjlighet till en detaljplan som skapar möjlighet för bostäder. Detta bedöms inte lämpligt utifrån de övergripande dokument kommunen har tagit fram.

Därför rekommenderas ett negativt planbesked och frågan om bedömning av områdets lämplighet och kommunens vilja att planlägga området för bostäder skjuts till kommande arbete med översiktsplan.

Bilagor
§ 20

Ansökan om planbesked - fastighet Fjugesta 68:2
Lekebergs kommunfastigheter AB inkom med ansökan om planbesked för fastighet Fjugesta 68:2 för att möjliggöra för en bred markanvändning med bostäder och skola samt kontorsändamål. Fastigheten är sedan tidigare planlagd för allmänt ändamål och fastigheten nyttjas idag till förskola. Sydnärkes byggförvaltning har gjort en utredning om förutsättningarna och kommit fram till att planläggning på fastigheten är lämplig och att en planprocess ska följa ett utökat förfarande på grund av fastighetens omnämnande i kommunens kulturmiljöprogram

Bilagor
§ 21

Presentation av kultur- och fritidavdelningen

Under denna punkt får kommunstyrelsen information om kultur- och fritidsavdelningen som från och med årsskiftet 2020/2021 blivit en del av kommunstyrelsens ansvarsområde.
§ 22

Revidering av regler för utvecklingsbidrag
Via ett sponsringsavtal under 2016-2020 har Lekebergs kommun upplåtit rättigheterna till namnet på idrottshallen vid Hidinge skola. Namnet är ”Best Arena”. Sponsormedlen på 75 000 kr per år ska användas till att stärka föreningslivet i Lekebergs kommun. Det tidigare femåriga avtalet har nu skrivits om till ett ettårigt avtal för 2021.

Eftersom nuvarande regler för utvecklingsbidrag bygger på det tidigare sponsringsavtalet som gick ut förra året behöver reglerna revideras så att det tydliggörs vilket sponsringsavtal som reglerna bygger på. Medlen för 2021 är fortfarande 75 000 kr och förutsättningarna för att kunna ansöka om och beviljas utvecklingsmedel är desamma i övrigt.

Handlingarna kommer att kompletteras mellan arbetsutskottet och kommunstyrelsen med synliga revideringar.

Bilagor
§ 23

Uppdrag till kommundirektören om översyn av fritidsgårdsverksamhet
Kommunstyrelseförvaltningen bedömer att en översyn av kommunens fritidsgårdsverksamhet behöver göras i syfte att klargöra nuläge och utvecklingsbehov. Kommunstyrelsen föreslås därför ge kommundirektören i uppdrag att genomföra en översyn av Lekebergs kommuns fritidsgårdsverksamhet. Utifrån framtaget underlag ska sedan ett förslag på hur kommunen ska arbeta med fritidsgårdsverksamheten framgent presenteras.

Bilagor
- Tjänsteskrivelse - Översyn av fritidsgårdsverksamhet.pdf
  
  99kb Ladda ner dokument
- §16 KSAU Uppdrag till kommundirektören - översyn av fritidsgårdsverksamhet.pdf
  
  207kb Ladda ner dokument
§ 24

Uppdrag till kommundirektören att utreda framtida drift av Sannabadet
Tjänstekoncession Sannabadet tecknades 2018-03-15. Avtalet avser nyttjanderätt och drift av badanläggning, simskola och camping på Sannabadet, Fjugesta. Avtalstiden var i ursprungsavtalet 1 april 2018 till och med 31 december 2020. Kommunen ägde då rätten att ensidigt förlänga avtalet med 1 år i taget under max två tillfällen. I oktober 2020 tecknades ett tilläggsavtal för optionsåret 2021 som gäller till och med den 31 december 2021.

Bilagor
- Tjänsteskrivelse - Uppdrag till kommundirektören att utreda frågan om framtida drift av Sannabadet.pdf
  
  104kb Ladda ner dokument
- §15 KSAU Uppdrag till kommundirektören - utredning av framtida drift av Sannabadet.pdf
  
  212kb Ladda ner dokument
§ 25

Riktlinjer för feriepraktik i Lekebergs kommun
Kommunstyrelseförvaltningen har tagit fram förslag på riktlinjer för feriepraktik i Lekebergs kommun. Riktlinjen har tagits fram för att skapa ett tydligt syfte med insatsen och en tydlighet i hu den årligen ska bedrivas för att underlätta handläggningen.

Riktlinjerna tydliggör att insatsen ska bedrivas inom kommunens egna verksamheter, att den ska bidra till kommunens kompetensförsörjning på sikt, att den ska ske säkert i förhållande till arbetsmiljölagstiftningen för minderåriga samt bidra till att sökande till feriepraktik behandlas lika vid ansökningsförfarandet.

Bilagor
§ 26

Revidering av arkivreglemente för Lekebergs kommun
Kommunstyrelseförvaltningen har tillsammans med Sydnärkes arkivenhet sett över kommunens arkivreglemente.

Syftet med revideringen är att skapa förutsättningar och underlätta för verksamheterna genom att specificera de olika rollerna i arbetet. Revideringen innebär bland annat att nämnderna ska anta nämndspecifika informationshanteringsplaner istället för att kommunen har en gemensam. Detta då typen av dokument och behoven skiljer sig så åt mellan förvaltningarna. Ett förslag i det reviderade reglementet är att förvaltningarna utser arkivsamordnare för respektive nämnd/förvaltning som har i uppdrag att stötta arkivredogörarna ute i verksamheterna.

Bilagor
§ 27

Revidering av bestämmelser för kommunalt partistöd
Lekebergs bestämmelser för kommunalt partistöd reviderades senast i november 2016. Sedan dess har en ny kommunallag trätt i kraft. Flera av paragrafhänvisningarna behöver därför uppdateras så att de stämmer överens med aktuell lagstiftning. Förutom korrigering till korrekt laghänvisning har även ett förtydligande gjorts under 4§ Redovisning och granskning.

Bilagor
§ 28

Redovisning av ej besvarade motioner och medborgarförslag, andra halvåret 2020
Enligt arbetsordningen för kommunfullmäktige ska kommunstyrelsen två gånger per år redovisa de motioner som inte beretts färdigt. Redovisningen görs på ett av fullmäktiges ordinarie sammanträden vår och höst.

Medborgarförslag som inte beretts färdigt ska i fullmäktige redovisas på samma sätt som ej färdigberedda motioner, om inte förslaget överlämnats till nämnd/styrelse. Förslagen ska behandlas inom ett år från att de inkom, vare sig det handläggs i fullmäktige eller i nämnd/styrelse.

Totalt fanns 8 motioner och 5 medborgarförslag som inte var besvarade den 31 december 2020. Av motionerna har fyra passerat gränsen över ett år, dock tre av dem med enbart några dagar. Flera av motionerna är redo för beslut och kommer kunna behandlas på kommunfullmäktige under våren 2021.

Bilagor
- Tjänsteskrivelse - redovisning av ej besvarade motioner och medborgarförslag, andra halvåret 2020.pdf
  
  119kb Ladda ner dokument
- §21 KSAU Redovisning av ej besvarade motioner och medborgarförslag, andra halvåret 2020.pdf
  
  214kb Ladda ner dokument
§ 29

Svar på motion från (L) om säker skolväg
Elin Nilsson (L) inkom den 25 november 2019 med en motion om säker skolväg. I motionen föreslår hon att det ska genomföras en kartläggning ur ett trygghets- och trafiksäkerhetsperspektiv av skolvägarna för de barn som inte erbjuds skolskjuts, samt att det tas fram en strategi för säker skolväg som sedan ska fungera som en vägledning vid framtagande och beslut i ärenden som kan ha en inverkan på trafiksäkerheten för barn och unga.

Ett svar har tagits fram och förslaget till beslut är att den första attsatsen anses besvarad och att den andra attsatsen ska bifallas.

Bilagor
§ 30

Rapportering av verkställda samt ej verkställda beslut enligt SoL och LSS, kvartal 3 2020
Socialnämnden är skyldig att varje kvartal rapportera ej verkställda beslut enligt SoL och LSS till IVO (Inspektionen för vård och omsorg). Rapporteringen gäller såväl nya beslut som ej verkställts samt kvarstående beslut från tidigare kvartal. Rapporteringen ska enligt 16 kap 6f § ske till Inspektionen för vård och omsorg, 6h § till kommunfullmäktige samt 6f § till kommunens revisorer.

Under pågående pandemi med Covid-19 ska avbrott i verkställighet rapporteras om avbrottet antingen beror på att verksamheten tillfälligt stängt eller att personen själv avstår insatser på grund av rädsla för smitta och- eller att personen tillhör riskgrupp.

Ärendet behandlades av socialnämnden den 17 november 2020.

Bilagor
§ 31

Redovisning av delegeringsbeslut
Enligt kommunallagen 6 kap. 37§ får en nämnd uppdra åt presidiet, ett utskott, en ledamot eller en ersättare att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. En nämnd får även uppdra åt en anställd att beslut enligt 7 kap. 5-8§§.

Redovisningen omfattar 8 december 2020 - 8 februari 2021.

Bilagor
§ 32

Meddelanden för kännedom
Meddelanden för kännedom.

Bilagor
§ 33

Protokoll central samverkan (CESAM)

Enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL) ska arbetsgivaren samarbeta kring vissa frågor med medarbetarna.

Central samverkan (C-sam) tillika kommunstyrelseförvaltningens samverkansgrupp (KSF-sam) utgörs av fackliga företrädare och representanter för arbetsgivaren. Kommundirektören är ordförande.

I samverkansgrupperna behandlas framförallt frågor som berör kommunens anställda. I KSF-sam samverkas frågor som berör medarbetare som tillhör kommunstyrelseförvaltningen och i C-sam diskuteras mera övergripande frågor som berör medarbetare inom alla förvaltningar. I samverkansgrupperna behandlas inte frågor som rör enskilda personer. Exempel på frågor som kan samverkas kan vara arbetsmiljö, organisation, styrdokument, vissa rekryteringar.